Lo strumento per eliminare le code in reception ... e non solo
Gipo divide la segreteria in due processi distinti: la prenotazione degli appuntamenti e l'accettazione vera e propria del paziente all'interno della struttura. Il primo processo prevede la prenotazione della prestazione richiesta da parte del paziente. La prenotazione può essere di due tipi: appuntamento singolo (Visita specialistica, esame strumentale o radiologico) o appuntamento "multiplo" (Cicli di prestazioni, tipicamente della fisioterapia o delle prestazioni termali). Questa può avvenire telefonicamente o di persona (quando il paziente si presenta direttamente presso la struttura) oppure on line tramite internet (GipoWEB), alleggerendo il lavoro della segreteria.
Il secondo processo avviene nel momento in cui il paziente si presenta per l'esecuzione delle prestazioni prenotate. La gestione accettazione unisce tutti gli appuntamenti singoli della giornata, in ordine cronologico o diviso per specialista, inserendo, se presenti, anche gli appuntamenti provenienti da CUP esterni. In una sola videata la segreteria individuerà velocemente l'appuntamento prenotato dal paziente presente allo sportello. Con pochi passaggi il paziente verrà accettato all'interno della struttura, pagherà la prestazione (se previsto) e verrà fatto accomodare in sala d'aspetto. L'unità che deve prendere in carico il paziente, (Specialista , tecnico radiologo o altra figura sanitaria) visualizzerà l'elenco dei pazienti del giorno con evidenziata l'ora di accettazione all'interno della struttura. In questo modo al solo colpo d'occhio è possibile individuare i ritardi da parte del paziente o dell'unità operativa e ottimizzare le presenze in sala d'aspetto. Tutti questi passaggi sono memorizzati e possono essere rielaborati successivamente per ottenere importanti statistiche sulle presenze e sulle prestazioni effettuate. Gli appuntamenti ciclici invece possono essere monitorati automaticamente dalla gestione accessi o dal reparto grazie all' interfaccia wizard terapista che permette agli operatori (ad esempio i fisioterapisti) di verificare l'arrivo del paziente, di gestire le prestazioni, la valutazione giornaliera e di obiettivo terapeutico del paziente direttamente nei box o nelle aree riabilitative (palestra o piscina). Eseguita la prestazione, alla chiusura del referto, il paziente verrà eliminato automaticamente dalla lista di accettazione essendosi concluse le fasi diagnostiche all'interno della struttura.