Gestione del poliambulatorio: 5 consigli per i medici leader

Enrico Grilli

Il ruolo del capo, che si può declinare in varie modalità differenti in base al contesto, non è semplice. Tuttavia l’evoluzione della professione medica, sempre più tecnologica e sottoposta a pressioni che, talvolta, possono provocare anche condizioni di grave stress per specialisti giovani ed esperti, richiede una riflessione sulla leadership, in ospedale come nella gestione del poliambulatorio. Lasciando in disparte le criticità della leadership in ambito ospedaliero, ci concentriamo su alcuni consigli per chi ricopre ruoli di responsabilità in una struttura media che offre al paziente diversi tipi di servizi e coordina diversi specialisti.

Essere leader: quali sono le caratteristiche da coltivare?

Proprio la comunicazione è una degli ambiti cruciali, e che quindi richiedono una cura peculiare, per chi si trova in una posizione di leader. Tuttavia è importante sottolineare che non esiste una sola forma di leadership riconosciuta e adatta per raggiungere i propri obiettivi. Al contrario, è fondamentale che il tipo di attività di gestione che viene messa in atto risponda a delle caratteristiche che sono, prima di tutto, personali. Facendo un esempio, vi sono alcuni studiosi che distinguono lo stile di leadership “maschile”, più accentratore, e quello “femminile”, più orizzontale, che non corrispondono al sesso del leader, quanto alle modalità che impiega per prendere una decisione.

In generale, come sottolinea il dottor Marcello Montomoli in un articolo pubblicato dall’Ordine dei Medici della Regione Toscana, un buon leader ha le seguenti caratteristiche:

usa il potere come mezzo e non come fine;
ha una visione chiara della direzione che il poliambulatorio sta seguendo ed è capace di condividerla con il team;
coltiva quella che viene definita come “intelligenza emotiva”, ovvero la capacità di comprendere in maniera istintiva e gestire efficacemente le emozioni proprie e altrui;
individua i punti di forza delle persone con cui collabora, aiutandole a crescere e migliorarsi;
è capace di coltivare una buona rete sociale attorno a sé e alla propria attività;
predilige l’uso del “noi” piuttosto che “io” e “voi”;
contribuisce in prima persona per il raggiungimento dei risultati, ma è altresì capace di valorizzare chiunque abbia partecipato e dato un suo contributo.

Proprio da questi elementi è utile partire per costruire una propria leadership che, da un lato, sappia calarsi nel contesto di lavoro particolare e, dall’altro, mantenere un equilibrio tra le varie componenti coltivandole tutte, una dopo l’altra, senza sbilanciarsi sull’una o sull’altra.

5 consigli per essere un buon leader nella gestione del poliambulatorio

L’importanza della comunicazione e il valore dell’intelligenza emotiva non sono novità per un medico che, essendo abituato a relazionarsi con i pazienti, sa attingere agli strumenti necessari per interpretare e comprendere le emozioni e i pensieri di chi ha attorno. La sfida che un poliambulatorio pone è quella di impiegare questi meccanismi già noti anche alla gestione del rapporto con collaboratori e operatori sanitari. In un sistema complesso da gestire, la leadership prevede la conoscenza della struttura organizzativa, dei supporti informatici, della tecnologia più avanzata, del business plan che garantisce la sopravvivenza dell’attività.

Il medico si fa, dunque, manager sanitario e, partendo dalla consapevolezza che sono molti i fattori interdipendenti che contribuiscono al successo di un poliambulatorio, è stimolato ad esercitare e far crescere le proprie caratteristiche da leader.

1 - Coltiva la leadership, non è solo un’attitudine naturale

Prima ancora di poter gestire e coordinare il lavoro altrui è fondamentale che il leader conosca se stesso: i propri limiti, le potenzialità, le caratteristiche della propria intelligenza emotiva, lo stile di leadership che più si addice alle proprie qualità e al contesto in cui ci si trova ad operare. Se è vero che l’attitudine o meno alla gestione possono essere innate, è importante ricordare che la leadership si può studiare, approfondire e coltivare. Tenere presente che si può sempre imparare e che confrontarsi, di quando in quando, con la mappa dei punti cardine di una buona leadership può aiutare a non perdere la rotta e mantenere intatto lo scambio di valore tra chi decide e l’intero team di collaboratori.

2 - Riconosci talenti e opportunità

Spostando, invece, l’attenzione su collaboratori e operatori rispetto ai quali viene esercitata la leadership è importante sottolineare come dopo aver imparato a conoscere se stesso, il leader deve necessariamente scoprire attitudini e caratteristiche delle persone con cui lavora. L’analisi dei punti di forza e di debolezza, delle opportunità e dei rischi che sono legati a ciascuno dei componenti, imparando dunque a dividere i compiti aumentando la produttività collettiva e riducendo le probabilità di incappare in errori evitabili.

3 - Condividi visione e meriti con il team

Leader e team, tuttavia, non sono due entità differenti e separate, al contrario un buon medico-leader deve coltivare anche un efficace e costante dialogo in poliambulatorio. Lo scopo è molteplice: da un lato, infatti il confronto è funzionale allo scambio di idee e al confronto sui bisogni più urgenti a cui porre rimedio per migliorare la performance collettiva, dall’altro invece è utile per ribadire la visione che il leader ha dell’attività, rispondendo a domande come “chi siamo”, “cosa vogliamo fare”, “in che direzione ci stiamo muovendo”. Soffermarsi a riflettere su queste milestone, condividere il proprio pensiero con i collaboratori, contribuisce a motivarli e a fidelizzarli.

4- Non cadere nel tranello del “so tutto io”

Il dialogo non deve avere, però, un’impronta verticistica ed è sconsigliato, per un leader, abusare di un approccio “top down”. Non delegare mai e prendersi tutti i meriti per i passi in avanti mossi dal poliambulatorio in termini di aumento dei pazienti, miglioramento dei servizi offerti, ottimizzazione della burocrazia - per fare solo alcuni esempi - è esattamente ciò che un buon leader non dovrebbe fare mai. Fiducia e riconoscimento dei meriti di ciascuno sono fattori fondamentali per creare un ambiente di lavoro positivo ed è responsabilità del leader prendersene cura.

5 - Impiega la tecnologia in tuo supporto

Infine, proprio perché alla base di una buona leadership c’è il riconoscimento del talento di ciascun membro del team, una comunicazione efficace e costante, la spinta a migliorarsi, è naturale che un leader capace debba essere sempre aggiornato a proposito degli strumenti che può impiegare per crescere. È il caso di alcuni software, per esempio, che possono facilitare il dialogo interno, ma anche lo scambio di informazioni. Esistono poi servizi, come il software gestionali offerti da GIPO, che garantiscono una raccolta di dati e statistiche in totale sicurezza e facilmente fruibili. In questo modo sarà più facile raccogliere informazioni dettagliate a proposito dell’attività del poliambulatorio da condividere con i collaboratori, giungendo più velocemente a soluzioni pratiche con ricadute positive in tempi brevi. L’obiettivo non solo di un buon leader, ma di chiunque si trovi a gestire un’attività.

Quali sono, secondo voi, gli errori che un medico leader non dovrebbe fare mai?