Conta di più quanto lavoriamo o come lavoriamo? In azienda, nella libera professione, in ambulatorio è spesso una questione di produttività e di gestione del tempo (Time Management). Secondo l’OCSE, infatti, la produttività è più legata alle strategie che ci permettono di lavorare in modo intelligente che al tradizionale binomio “più lavoro = più guadagno”. Produttività è la capacità di produrre di più combinando meglio le risorse disponibili, attraverso nuove idee, innovazioni tecnologiche, di processo e organizzative.
In questo blog abbiamo trattato spesso il tema della gestione del tempo e della produttività. Ecco un approfondimento tutto dedicato a questi due concetti e alcuni consigli per migliorare il lavoro quotidiano in ambulatorio.
Produttività e legge di Parkinson: lavorare meglio, non di più
In ambito lavorativo, la produttività indica quanto valore viene generato mediamente in un’ora di lavoro. Dipende da molti fattori esterni – burocrazia, fisco, dimensioni dell’organizzazione, tecnologie disponibili, ausilio o meno di un software gestionale… - e da fattori interni, cioè dai comportamenti che ogni membro dello staff mette in atto quando lavora.
Alcune persone sono più produttive di altre.
È solo una questione di capacità o c’è di più?
Alcuni tratti comuni tra le persone produttive sembrano essere una maggiore predisposizione a mettersi in gioco, imparare e migliorare le proprie abitudini. Perché sono spesso queste ultime l’elemento su cui insistere per lavorare in modo più produttivo e gestire il proprio tempo in modo più efficace.
Gestione del tempo e produttività sono quindi strettamente legate.
Verso la fine degli anni ’50, Cyril Northcote Parkinson, storico navale britannico e studioso della pubblica amministrazione, pubblicò su The Economist un articolo, poi diventato un bestseller, La legge di Parkinson (Parkinson's Law), riassunta in questo concetto:
Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.
Quindi se decidiamo (o ci viene chiesto) di completare un compito in 2 settimane, lo completeremo in 2 settimane. Se il tempo a disposizione è 1 mese, sfrutteremo tutto il mese.
Questo perché, nella nostra mente, pianifichiamo le attività attribuendo a ciascuna un certo budget di tempo – 30 minuti per quel paziente, 10 minuti per archiviare i documenti, 15 minuti per rivedere una cartella clinica… - e quindi, anche se il compito poteva essere terminato prima, salvo imprevisti, finiamo per usare tutto il tempo che ci eravamo prefissati.
Significa che, facendo luce su come effettivamente impieghiamo il nostro tempo, possiamo rivedere alcune abitudini e migliorare la nostra produttività.
Come migliorare la produttività quando si lavora in ambulatorio? Alcuni consigli
Ecco alcuni consigli validi per tutti, dall'amministrazione allo staff medico, per riflettere su abitudini e modi di lavorare, ed individuare quei piccoli aspetti da perfezionare per essere più produttivi in ambulatorio.
1) Definire le priorità
Urgente è necessariamente importante? Non sempre. Ci sono attività importanti per l’ambulatorio – curare al meglio i pazienti, la formazione dello staff, l’efficienza dell’organizzazione – e altre urgenti ma che, per quanto indispensabili, non aumentano il valore dello studio e la sua produttività, come inviare i dati sanitari al sistema TS o gestire la fatturazione elettronica. Invece, la nostra mente percepisce ciò che è urgente come importante e finiamo per portare in cima alla lista delle cose da fare proprio quelle attività che potremmo delegare o automatizzare, per esempio organizzando le nostre priorità con la matrice di Eisenhower.
2) Fare piccole pause, senza distrarsi
Le pause sono importanti, ma non devono essere dispersive. Staccare gli occhi dal monitor e guardare fuori dalla finestra, bere un bicchiere d’acqua, alzarsi per prendere un foglio o un libro, fare un breve esercizio posturale… sono tutti piccoli gesti che possiamo mettere in atto in pochissimo tempo, senza disperdere la nostra concentrazione.
Oltre a questi micro-momenti, possiamo concederci delle pause un pochino più lunghe, soprattutto quando passiamo da un’attività ad un’altra. Sono molto importanti per aiutarci a focalizzare le nostre energie e la nostra concentrazione sulla nuova attività. Un sistema utile per suddividere il tempo a disposizione fra lavoro e pause è il metodo pomodoro che, unito alla tecnica del batching, contribuisce a migliorare l’agenda quotidiana di chi lavora in ambulatorio.
3) Ricalibrare il tempo effettivamente necessario per ogni compito
Siamo certi che scrivere quella mail richiederà davvero 15 minuti? Quanto tempo impieghiamo in media per compilare una cartella clinica? Con l’agenda davanti, dovremmo cercare di:
- stimare con razionalità e oggettività il tempo che davvero potremmo dover spendere per ogni compito;
- quantificare anche delle pause fra un’attività e l’altra;
- tenere presente la possibilità che ci siano urgenze ed interruzioni – queste ultime, se non vengono gestite a monte, possono essere molto costose; a questo proposito potrebbe interessarti leggere il nostro approfondimento Gestione studio medico: quanto costano le interruzioni?
Da questa analisi possiamo individuare le aree da migliorare nella gestione dell’agenda. Il risultato dovrebbe essere una pianificazione più sostenibile, efficiente e serena.