Stop ai ritardi! Migliorare la gestione degli appuntamenti in poliambulatorio ottimizzando tempi, costi e risorse

Gestire con efficacia gli appuntamenti di un poliambulatorio è un’attività impegnativa: basta poco – un piccolo errore o un imprevisto dell’ultimo momento – per mandare all’aria l’agenda di molti specialisti e pazienti. 
Fino a pochi anni fa, incasellare tutto in un serrato programma di appuntamenti segnati su carta o, nel migliore dei casi, su fogli excel, era la prassi in molti poliambulatori. Un mancato appuntamento, visite sovrapposte, un ritardo del medico potevano provocare non pochi problemi sia allo staff del poliambulatorio che, soprattutto, ai pazienti in attesa. 

Ai tempi del Covid-19, tutto questo non è più possibile. La pandemia ha portato anche le strutture più legate a metodi di lavoro tradizionali ad adottare nuove soluzioni, come il software gestionale per poliambulatori, con un’agenda appuntamenti integrata. Infatti, la rivoluzione nelle procedure ambulatoriali e la ri-organizzazione dei servizi imposte dalle restrizioni rendono la gestione degli appuntamenti ancora più complicata, soprattutto per quelle strutture che fino a ieri si sono affidate alla carta e alle griglie di excel.

È quindi indispensabile riuscire a implementare un sistema di gestione degli appuntamenti che permetta ai pazienti di presentarsi in tutta sicurezza nel poliambulatorio, evitare assembramenti e tempi morti (e di conseguenza alleggerire il carico di lavoro della segreteria). Tutto ciò è possibile grazie alla tecnologia.

Migliorare la gestione del poliambulatorio con la tecnologia: 5 consigli e spunti utili

Come può la tecnologia aiutare nella gestione di un poliambulatorio, soprattutto in questo periodo così delicato? Migliorando la pianificazione e l’organizzazione.

Software gestionali, SMS per prenotare le visite, App per contenere le code, promemoria e alert per gli aggiornamenti dell’ultimo secondo: la tecnologia può fare davvero la differenza!

Ecco 5 consigli utili per migliorare la gestione degli appuntamenti nel poliambulatorio

1. Agenda cartacea o agenda integrata nel software? Meglio se digitale, ecco perché

Prima di tutto è importante analizzare la situazione in poliambulatorio:

Una volta che il quadro è chiaro, vanno analizzate tutte le situazioni in cui si potrebbero creare delle criticità, al fine di migliorare la procedura, semplificarla e renderla più efficace. Da questa analisi, di solito, emergono chiaramente tutti i limiti dell’agenda tradizionale. Per esempio, se un membro dello staff della segreteria segna le prenotazioni su carta e al cambio turno non le comunica ai colleghi, è molto probabile che si verifichino dei problemi nell’organizzazione di tutti gli appuntamenti.

Un software gestionale medico, come Gipo Next, per esempio, concentra in un’unica interfaccia le informazioni necessarie alla struttura sanitaria per:

2. Quando il paziente non può raggiungere la struttura: si passa dalla visita di persona a quella online

Se il paziente disdice all’ultimo perché non può presentarsi all’appuntamento, la visita può essere spostata online. Grazie alla televisita – il collegamento da remoto tra lo specialista e il paziente – è possibile fare visite anche a distanza. Certo, non tutte le prestazioni possono essere svolte da remoto, ma grazie a questo strumento, in molti casi, il paziente può ricevere le cure di cui ha bisogno, senza dover modificare l’agenda del medico o spostare altri appuntamenti. 


In Gipo, per esempio, abbiamo messo a punto l’Ambulatorio Smart, grazie al quale si può fare tutto online senza doversi recare in poliambulatorio: prenotare la visita, pagare la prestazione, parlare con il medico via smartphone o computer.

Se invece il paziente deve presentarsi nella struttura, per evitare assembramenti e alleggerire il lavoro della segreteria, può controllare quante persone ha davanti e il tempo di attesa per la visita con l’App GipoSmartQ. L’applicazione avverte il paziente direttamente sul suo smartphone, in tempo reale. Dunque, è un sistema che aiuta il paziente a organizzarsi al meglio per arrivare puntuale alla visita, e permette al poliambulatorio di tenere sotto controllo e in ogni momento la situazione degli appuntamenti.  

3. Limitare gli appuntamenti mancati con i promemoria digitali 

Attraverso un servizio di messaggistica digitale operativa, come Gipo Send, è possibile migliorare la gestione degli appuntamenti in poliambulatorio, perché il sistema permette, in automatico, di avvertire contemporaneamente sia il medico che il paziente sui dettagli della visita.

L’utilizzo è molto semplice: quando un paziente prenota una visita, riceve, insieme al medico che dovrà assisterlo, un SMS di promemoria accompagnato da una mail in formato Calendar (.ICS). In questo modo entrambe le parti troveranno automaticamente in agenda l’appuntamento con la struttura e riceveranno dei promemoria all’avvicinarsi della data prefissata.

4. Prenotazioni online: l’agenda è aggiornata in tempo reale, ma senza passare dalla segreteria 

Grazie ai servizi online del software gestionale è il paziente stesso a prenotare il suo appuntamento e l’agenda del poliambulatorio si aggiorna automaticamente. Non solo, è anche possibile pagare le prestazioni e ritirare i referti a distanza!

5. Festività e week end: i chatbot aiutano a gestire le richieste più semplici dei pazienti anche quando il poliambulatorio è chiuso

In un periodo in cui quasi tutto è digitalizzato e dove ogni giorno ci sono nuovi protocolli da applicare, è molto probabile che i pazienti siano confusi sulle procedure e chiamino in segreteria per chiedere informazioni, pareri o sciogliere dubbi. 

In questo modo però lo staff si trova sommerso di telefonate e spesso deve ripetere più volte al giorno le stesse informazioni. Grazie ai chatbot, è possibile delegare alla tecnologia le mansioni più semplici e ripetitive, alleggerendo il lavoro dello staff e aiutando i pazienti nelle operazioni più semplici, ad esempio prenotare gli appuntamenti, quando lo staff non può essere di supporto. 

Anche noi di Gipo, in collaborazione con Heres – azienda bolognese che sviluppa interfacce conversazionali per le aziende – abbiamo realizzato GAIA, un chatbot che supporta lo staff dell’Help Desk Gipo e i nostri clienti a risolvere problemi, in tempi rapidi.

Il cliente che ha un problema semplice con un software gestionale Gipo è guidato da Gaia, che lo segue passo passo nella risoluzione. Se il problema è complesso, il chatbot passa la richiesta allo staff umano dell’Help Desk. Il compito di Gaia è anche quello di aiutare le persone che usano Gipo a lavorare meglio senza dover ricorrere alla chat: quando c’è un problema in segreteria o in accettazione e bisogna reperire velocemente delle informazioni, è sufficiente che lo staff parli con GAIA per avere i risultati in pochi secondi senza dover perdere tempo a cercare tra le agende e i vari documenti nei sistemi informatici.

Nel contesto attuale, la tecnologia ha permesso ai poliambulatori di restare vicino ai pazienti 

La tecnologia sta facendo enormi passi avanti, ma è soprattutto durante l’emergenza sanitaria dell’ultimo anno che ha dato un grande contributo anche in ambito sanitario

Ora infatti è più facile per i pazienti ricevere assistenza durante lungo tutto il patient journey ed è più semplice per lo staff riuscire a gestire gli appuntamenti della struttura, rispettando i protocolli di sicurezza, grazie soprattutto all’adozione di un software gestionale medico come Gipo Next.

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