Dematerializzazione documentale: gestione del documento digitale

Secondo quanto sostenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, in merito alla Dematerializzazione Documentale, la normativa italiana parla chiaro: per beneficiare appieno dei vantaggi economici e gestionali derivanti dalla gestione paper less dei processi a sostegno per percorsi assistenziali, le strutture sanitarie, pubbliche e private devono porsi il problema di garantire la piena conformità del loro sistema di gestione documentale alle disposizioni previste dalla normativa vigente.

A riguardo, il Codice dell’Amministrazione Digitale (di seguito CAD), D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive modificazioni, rappresenta il riferimento normativo principe in materia. Qui troviamo disciplinato tutto il processo di gestione del documento informatico, dalla sua creazione e autenticazione fino alla conservazione sostitutiva, unitamente alle misure atte a garantire la sicurezza e la validità legale dei documenti nel tempo.

A corollario assumono particolare rilevanza ulteriori provvedimenti tecnici piuttosto recenti quali il DPCM 22 febbraio 2013 recante le “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”, il DPCM 3 dicembre 2013 recante le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione costitutiva” e le “Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e conservazione di documenti informatici” predisposte dall’AGID

Vediamo quindi, alla luce dei presenti provvedimenti, quali siano i principali contenuti normativi riguardo alla gestione del documento informatico, con particolare riferimento ai tre passaggi fondamentali della dematerializzazione documentale.

Dematerializzazione Documentale: 3 passaggi necessari

 

Creazione del documento informatico

La validità giuridica di un documento informatico è condizionata anzitutto dall’osservanza di un insieme di prescrizioni che ne disciplinano la formazione. Parte di queste sono definite nelle “Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e conservazione di documenti informatici” dell’AGID.

Altre, invece, trovano spazio in disposizioni particolari, definite per alcune tipologie documentali specifiche (è il caso ad esempio dei referti digitali o delle immagini diagnostiche). Ci limitiamo qui a dettagliare i riferimenti normativi ripromettendoci, considerata la vastità dell’argomento, di redigere in futuro, un articolo di focus ad hoc.

Autenticazione del documento informatico

Il processo di autenticazione rappresenta un altro passaggio fondamentale per la garanzia della piena validità giuridica e del valore probatorio di un documento informatico.

Ai sensi di quanto definito dal CAD, il processo di autenticazione di un documento informatico consiste nell’associare al documento stesso i dati informatici (c.d. “metadati”) relativi alla sua redazione (autore e circostanze – anche temporali). Tali dati consentano quindi di assicurarne l’integrità, provenienza e paternità, nonché di attribuirne una data e un’ora certa opponibile a terzi.

In quest’ottica la legge assegna alle firme elettroniche e alle marche temporali un ruolo centrale nel processo di autenticazione dei documenti informatici. Vediamone le principali tipologie previste nell’ambito della Dematerializzazione Documentale.

Conservazione sostitutiva

Quando parliamo di Dematerializzazione Documentale, dobbiamo tenere a mente che i documenti informatici necessitano di essere inseriti in un sistema di conservazione sostitutiva al fine di assicurarne la validità, la leggibilità e reperibilità nel tempo.

A riguardo il riferimento normativo principale è rappresentato, oltre che dal CAD, dal DPCM 3 dicembre 2013, recante le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”. Tale provvedimento, a dieci anni dalla Deliberazione n. 11/2004 del CNIPA, interviene a tracciare le caratteristiche del sistema di conservazione sostitutiva definendolo il sistema volto ad assicurare “la conservazione di tutti i documenti e fascicoli informatici con i relativi metadati”. All’interno del provvedimento si definiscono le regole, le procedure e le tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità degli stessi. Operativamente tutto ciò si traduce con il Manuale della conservazione, documento anch’esso obbligatorio per legge, il cui fine è quello di illustrare dettagliatamente:

Infine, di particolare importanza nell’impianto legislativo del DPCM è il ruolo del Responsabile della Conservazione, figura obbligatoria alla quale spetta il compito di definire, con piena responsabilità ed autonomia, le politiche complessive del sistema di conservazione e la loro gestione.

Ad oggi, parlare di Dematerializzazione Documentale e di gestione del documento digitale risulta essere, oltre che complesso, anche di attualità. Per tale motivo, al fine di rendere l’argomento chiaro ed esaustivo, alcuni temi saranno oggetto di approfondimenti futuri, così da renderci disponibili per fornire eventuali specifiche a chi lo richiedesse.

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