Cos’è la Business Intelligence e perché è utile anche in poliambulatorio

Ritardi, interruzioni, tempi morti o al contrario troppi pazienti in attesa. Un sistema di Business Intelligence in poliambulatorio aiuta a fare luce sui processi che non funzionano con l’obiettivo di migliorarli, eliminando i colli di bottiglia e rendendo più fluido il percorso dei pazienti nella struttura ed il lavoro dello staff medico e amministrativo.

Nata in ambito aziendale, la Business Intelligence è utilissima anche in molti altri settori, dal sociale alla sanità. In questo approfondimento vediamo insieme di cosa si tratta e come applicarla alla realtà delle piccole strutture sanitarie, come i poliambulatori.

Business Intelligence: definizione, ambiti di applicazione, benefici

Business Intelligence – espressione ideata alla fine degli anni ’50 dal ricercatore e inventore Hans Peter Luhn, che all’epoca lavorava per IBM – è un termine con cui si fa riferimento o ad un insieme di processi aziendali per raccogliere dati ed analizzare informazioni strategiche, o alla tecnologia usata in questi processi o ancora alle informazioni ottenute grazie a questi sistemi. In ambito no profit si parla invece di social intelligence (fonte: Wikipedia).

Quindi gli strumenti usati nella Business Intelligence (BI) sono software che raccolgono ed elaborano grandi quantità di dati da diverse fonti – nell’ambito del poliambulatorio, per esempio, i dati possono provenire dal software gestionale e quindi dall’accettazione, dal sistema di prenotazione appuntamenti, dal software per la gestione dei trattamenti di fisioterapia e così via – per poter analizzare le informazioni e prendere decisioni, anche sulla base di grafici dinamici.

Questi ultimi possono essere aggiornati in tempo reale, trascinati e analizzati in modo semplice, perché funzionano con il sistema delle query: basta inserire delle parole chiave nel sistema e questo restituisce le informazioni cercate.

Ma a corsa serve la BI in concreto?

Le informazioni raccolte e analizzate servono sia a chi gestisce un’organizzazione, che ai dipendenti per individuare i colli di bottiglia e le fasi del processo che non funzionano bene e che potrebbero essere semplificate, in definitiva per aumentare l’efficienza e indentificare nuove opportunità di business, riducendo costi e ritardi.

Quindi, per fare alcuni esempi, un’azienda che lavora nella logistica potrebbe raccogliere dati sulle rotte e sui costi di trasporto per ottimizzare le spese, un’azienda retail invece potrebbe valutare qual è l’influenza di un aumento di prezzo sulle vendite, partendo dai dati.

Dati dinamici

Business Intelligence in poliambulatorio con GIPO NEXT BI

La funzione di Business Intelligence è presente anche in GIPO. Il sistema raccoglie i dati in tutte le fasi del processo della struttura – studio medico o poliambulatorio – partendo dall’accettazione, passando per la sala d’attesa e la visita, fino a che il paziente non lascia l’ambulatorio. GIPO monitora pazienti e staff in tutti questi momenti e dalla raccolta di dati ottenuta, restituisce informazioni che possono essere usate per rendere la struttura più efficiente, ridurre i ritardi, i costi e quindi migliorare l’esperienza del paziente.

Quali dati raccoglie GIPO?

Principalmente sono dati quantitativi sui tempi di erogazione del servizio, utilissimi per migliorare la gestione del tempo in poliambulatori e studi medici.

Si va dal ritardo medio dei pazienti rispetto all’appuntamento fissato, al ritardo o all’anticipo medio dello staff sanitario sull’appuntamento. Poi si considerano anche i tempi medi di attesa in sala d’aspetto – a questo proposito potrebbe interessarti leggere cinque consigli per migliorare l’attesa dei pazienti in sala d’aspetto – e quelli tra l’accettazione e l’appuntamento. GIPO monitora anche quanto dura la prestazione calcolando il tempo che passa tra la visita ed il referto, così come il tempo medio che il paziente passa all’interno della struttura.

Tutte queste informazioni vengono trasformate in grafici dinamici da condividere attraverso app per Windows, iOS e Android e chi analizza i dati può interrogare il software usando parole semplici, naturali, e ricevere risposte.

Come utilizzarle per migliorare il servizio?
In molti modi. Per esempio, se dal sistema di Business Intelligence si rileva che i pazienti passano troppo tempo in sala d’aspetto, si possono analizzare l’agenda e le prenotazioni per capire se gli appuntamenti sono troppo ravvicinati fra loro e quindi capire se i tempi per la visita effettiva sforano regolarmente per questo motivo oppure no.

Le informazioni ricavate da GIPO NEXT BI possono rivelarsi molto utili anche per chi vuole rivoluzionare l’organizzazione del suo poliambulatorio adottando un approccio lean, che mette al centro il paziente e lo segue passo dopo passo – esperienza, presa in carico, appuntamento, dimissioni – per individuare sprechi, ritardi, inefficienze ed ottenere un risultato doppio: dare un servizio migliore al paziente e contenere i costi.

Ogni organizzazione ha i suoi nervi scoperti, poliambulatori e studi medici non sono da meno, un sistema di Business Intelligence come GIPO NEXT BI serve anche a farli emergere e a trovare soluzioni nuove per risolverli.

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