Il numero di pazienti del tuo centro medico è in calo? Ecco come evitarlo con un programma gestionale

La gestione di uno studio medico e di un poliambulatorio richiede una profonda conoscenza dei bisogni dei pazienti, ma anche un’osservazione continua delle oscillazioni del mercato. Un calo, ad esempio, delle visite e delle prestazioni fornite può essere un campanello d’allarme che indica qualcosa che non funziona. Cosa fare allora? Abbiamo raccolto alcuni consigli che, grazie alla tecnologia e a un programma per gestire i pazienti, ci permette di capire come organizzare un poliambulatorio al meglio e agire prontamente in caso di difficoltà.

Come gestire un poliambulatorio se calano i pazienti

Sono molte le conseguenze della pandemia da Covid-19 sulla sanità e chi lavora nel settore le conosce bene: lo stress e la pressione sul personale sanitario, le difficoltà nell’assicurare le cure a tutti, il ritardo nella ripresa delle attività di prevenzione, ma anche la procrastinazione di visite di routine. L’ANDI, Associazione Nazionale dei Dentisti Italiani, denuncia una riduzione degli accessi negli studi pari addirittura al 50% che viene spiegata in modi diversi: paura del contagio, quarantene, una ridotta capacità economica che ha portato a rimandare controlli o interventi.

Una situazione che desta preoccupazione e che non riguarda soltanto l’ambito odontoiatrico. Tuttavia, un calo delle visite è un segnale importante che può trasformarsi in un’occasione di sviluppo. Ci sono infatti strategie su come gestire il poliambulatorio – oppure lo studio medico – che permettono di reagire alla riduzione del lavoro e innescare, al contrario, circoli virtuosi che portino ad un aumento dei pazienti.

Come misurare il calo dei pazienti

Ogni strategia di crescita efficace parte dall’analisi della situazione. Per capire se davvero sta calando il numero di pazienti, è consigliato effettuare alcuni calcoli. Solo così è possibile capire se la flessione è reale oppure no.

Un primo indicatore utile è il numero delle prime visite. Si tratta delle persone che si rivolgono per la prima volta al tuo studio medico o poliambulatorio e, di conseguenza, ci forniscono indirettamente molte informazioni sia sui bisogni dei pazienti sul nostro territorio di riferimento sia sull’efficacia della comunicazione e del passaparola nel farci conoscere.

Per capire se le prime visite sono davvero in calo è necessario comparare il dato del mese appena concluso con lo stesso mese dell’anno precedente. Meglio evitare di fare il confronto tra mesi consecutivi perché possono esserci altri fattori, come la stagione, a condizionare il rapporto. 

Può essere utile anche misurare il numero assoluto di visite e prestazioni erogate ai pazienti in un dato periodo di tempo. Questo dato da solo, però, non ci aiuta a comprendere i trend, ma ci permette piuttosto di fotografare la situazione attuale e organizzare al meglio le risorse di personale.

Se i dati raccolti a proposito di prime visite e servizi ci restituiscono un quadro non roseo, cosa possiamo fare? Ecco due consigli da mettere subito in pratica.

come gestire un poliambulatorio

Comunicare meglio per farti conoscere da nuovi pazienti

Il primo consiglio è di migliorare la tua strategia di comunicazione affinché tu possa farti conoscere e trovare da più persone. Può essere il momento ideale per investire in un sito web, se ancora non ce l’hai, oppure di aggiornarlo e ottimizzarlo per essere trovato più facilmente su Google, se esiste già.

Il sito può essere il punto di partenza per lo sviluppo della promozione dei tuoi servizi, ma non finisce qui. Puoi elaborare una strategia di marketing medico che utilizzi i social media: Facebook, Instagram oppure YouTube possono essere molto preziosi per raccontare i tuoi servizi, rinforzare il rapporto con i pazienti e valorizzare la professionalità del tuo team.

I social, infatti, sono canali che permettono di avvicinarsi alle persone e, attraverso linguaggi meno formali, instaurare una forma di dialogo. Non sono rari ormai i casi di divulgatori nell’ambito sanitario, chiamati anche “health influencer”, che sono stati capaci di costruire una ampia community di persone che li seguono per i contenuti che propongono quotidianamente. Persone che, al momento del bisogno, si trasformano in pazienti.

La promozione online, inoltre, non deve essere pensata come un’alternativa a quella sul campo e locale. I due piani, digitale e fisico, sono più che mai interconnessi e puoi compiere numerose azioni sul web per raggiungere le persone vicino a te. Ad esempio, è possibile realizzare campagne su Google Ads oppure con Facebook Ads che, a pagamento, permettono di mostrare l’inserzione della tua struttura a persone che si trovano in una determinata area geografica. In questo modo, la struttura sarà sempre più nota e i pazienti aumenteranno di nuovo.

Infine, spesso si sottovaluta il potere delle recensioni online. Al contrario, funzionano come un vero e proprio passaparola 2.0, una forma evoluta che permette di far conoscere i punti di forza del poliambulatorio attraverso le parole di chi è già paziente. Si tratta di una delle strategie più efficaci per attrarre nuovi pazienti.  

Le recensioni devono essere, naturalmente, autentiche e per questo è importante dedicare delle energie alla raccolta. Il consiglio è di partire dai pazienti storici a cui chiedere di dedicare qualche minuto a lasciare una recensione, ma è possibile anche creare una sezione ad hoc sul sito oppure aggiungere l’invito a lasciare un commento sui biglietti da visita.

Scegliere un programma per la gestione dei pazienti

Oltre all’attenzione dedicata alla comunicazione, per arginare il momento di difficoltà è importante introdurre delle innovazioni anche dal punto di vista della gestione dei pazienti e dei servizi offerti.

Facilitare la possibilità di prenotare le visite attraverso un servizio online è un’azione che può fare la differenza. In questo modo, infatti, il potenziale paziente può fissare un appuntamento con lo studio medico in qualsiasi giorno e orario della settimana, magari di sera dopo il lavoro oppure nel weekend. La prenotazione diventa più semplice e si riduce il rischio di rimandare fino a dimenticarsi dell’appuntamento.

Un altro servizio ugualmente utile è quello della visita online o televisita. Si tratta di una soluzione diventata più popolare durante il lockdown quando era più complicato per le persone spostarsi. In questo modo, è possibile effettuare un consulto a distanza, collegando medico e paziente attraverso specifici servizi di videochiamata che favoriscono il contatto senza ledere la privacy dell’appuntamento.


Gipo e MioDottore: un aiuto contro il calo dei pazienti

Entrambi i servizi citati possono essere inclusi in un programma per la gestione dei pazienti realizzato da noi di Gipo insieme a MioDottore, ma le opzioni di personalizzazione e innovazione sono molte di più.

Grazie ad Ambulatorio Smart, ad esempio, è facile per pazienti e collaboratori dello studio medico gestire tutte le fasi del patient journey da casa oppure in poliambulatorio, passando con naturalezza da online a offline.

Servizi, inoltre, come GIPO Send oppure GIPO SmartQ permettono l’uno di attivare un promemoria automatico delle visite riducendo le dimenticanze e le visite saltate senza avvisare, mentre l’altro di conoscere in tempo reale le persone in coda per un appuntamento evitando di perdere tempo in sala d’attesa. 

Migliorare le opportunità e le soluzioni offerte ai pazienti è un’ottima strategia contro il calo delle visite perché permette alla tua struttura di emergere. Offrendo servizi innovativi e moderni migliorerà l’opinione che le persone hanno della struttura e saranno più portate anche a consigliarla ad amici e parenti, innescando quel circolo virtuoso di cui c’è bisogno per ripartire.

Se desideri, infine, conoscere meglio le opzioni che GIPO e MioDottore possono realizzare e personalizzare per la tua struttura, contattaci!

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