Gestione digitale documenti

Gestione digitale dei documenti sanitari con GIPO

L’archiviazione elettronica dei documenti relativi a ciascun paziente è una delle applicazioni più usate dai clienti che hanno scelto GIPO. La segreteria e i medici del poliambulatorio o dello studio medico possono allegare, scannerizzare e salvare in ogni momento e senza limiti: impegnative, referti, immagini diagnostiche provenienti da altre strutture sanitarie e tutte le immagini e i documenti cartacei del paziente. Una volta inseriti in archivio, questi documenti possono essere visualizzati da qualsiasi postazione del poliambulatorio e dello studio medico ed essere ristampati per ottenere copia cartacea dell’originale.

Archiviazione dei documenti sanitari, amministrativi, fiscali e conservazione sostitutiva

Il poliambulatorio e lo studio medico per legge devono archiviare l’informativa sul trattamento dei dati personali firmata da ogni paziente e le fatture, che vanno conservate per 10 anni. Oltre a questi documenti, è consigliabile tenere in archivio anche i consensi informati.

Se la struttura sanitaria emette migliaia di fatture ogni anno, la conservazione cartacea risulta molto costosa sia in termini di spesa che di spazio. In questi casi è possibile scegliere la conservazione sostitutiva, una procedura informatica che rende legalmente validi i documenti digitalizzati, attraverso l’apposizione della firma digitale (escluse le fatture)  e di una marca temporale. Tutta la documentazione che il poliambulatorio o lo studio medico decidono di sottoporre a conservazione sostitutiva, viene archiviata digitalmente e acquisisce valore probatorio opponibile a terzi in caso di contestazioni.

Possono essere conservati in questo modo, non solo le fatture, ma anche i consensi informati, i documenti sulla privacy, i referti medici e i moduli fisioterapici firmati dai pazienti.

I poliambulatori e gli studi medici che scelgono GIPO possono contare sul miglior servizio Cloud attualmente disponibile, Microsoft Azure.

Con gli applicativi della famiglia GIPO è possibile eliminare completamente la carta prodotta durante la vostra attività

Il costo di una stampa su foglio A4 è di circa 10 centesimi, ma includendo il costo di archiviazione e conservazione (ad esempio, 10 anni per le fatture), tale costo lievita fino a 30 centesimi, secondo una stima del Politecnico di Milano.

Oltre al costo della conservazione c’è poi il problema legale di conservare al sicuro i documenti cartacei rispettando le normative sulla privacy.

Se scegli GIPO il processo dalla firma digitale alla conservazione sarà semplice e sicuro.

GIPO prevede 6 tipologie di classi Documentali digitali

Classi documentale Conservazione sostitutiva obbligatoria Tipologia firma
Fatture SI Nessuna
Referti SI Identità digitale
Privacy SI Grafometrica/FEA
Consensi SI Grafometrica/FEA
Firme fisioterapia SI Grafometrica/FEA
Anamnesi SI Grafometrica/FEA

I nostri servizi prevedono sia la conservazione sostitutiva (obbligatoria per le fatture) o la semplice conservazione digitale.

Per semplificare la gestione dei documenti abbiamo progettato un sistema centralizzato unico nel suo genere che permette la conservazione digitale e la consultazione tramite APP WEB di tutti i documenti di vostra competenza.

Venite a scoprire com’è semplice eliminare tutta la carta ed essere perfettamente a norma dal punto di vista legale.

Un esperto è a tua disposizione

Chiamaci al numero verde
800 944 311 oppure contattaci