Gestione digitale documenti

Gestione digitale dei documenti sanitari con GIPO

L’archiviazione elettronica dei documenti relativi a ciascun paziente è una delle applicazioni più usate dai clienti che hanno scelto GIPO. La segreteria e i medici del poliambulatorio o dello studio medico possono allegare, scannerizzare e salvare in ogni momento e senza limiti: impegnative, referti, immagini diagnostiche provenienti da altre strutture sanitarie e tutte le immagini e i documenti cartacei del paziente. Una volta inseriti in archivio, questi documenti possono essere visualizzati da qualsiasi postazione del poliambulatorio e dello studio medico ed essere ristampati per ottenere copia cartacea dell’originale.

Archiviazione dei documenti sanitari, amministrativi, fiscali e conservazione sostitutiva

Il poliambulatorio e lo studio medico per legge devono archiviare l’informativa sul trattamento dei dati personali firmata da ogni paziente e le fatture, che vanno conservate per 10 anni. Oltre a questi documenti, è consigliabile tenere in archivio anche i consensi informati.

Se la struttura sanitaria emette migliaia di fatture ogni anno, la conservazione cartacea risulta molto costosa sia in termini di spesa che di spazio. In questi casi è possibile scegliere la conservazione sostitutiva, una procedura informatica che rende legalmente validi i documenti digitalizzati, attraverso l’apposizione della firma digitale (escluse le fatture)  e di una marca temporale. Tutta la documentazione che il poliambulatorio o lo studio medico decidono di sottoporre a conservazione sostitutiva, viene archiviata digitalmente e acquisisce valore probatorio opponibile a terzi in caso di contestazioni.

Possono essere conservati in questo modo, non solo le fatture, ma anche i consensi informati, i documenti sulla privacy, i referti medici e i moduli fisioterapici firmati dai pazienti.

I poliambulatori e gli studi medici che scelgono GIPO possono contare sul miglior servizio Cloud attualmente disponibile, Microsoft Azure.

Con gli applicativi della famiglia GIPO è possibile eliminare completamente la carta prodotta durante la vostra attività

Il costo di una stampa su foglio A4 è di circa 10 centesimi, ma includendo il costo di archiviazione e conservazione (ad esempio, 10 anni per le fatture), tale costo lievita fino a 30 centesimi, secondo una stima del Politecnico di Milano.

Oltre al costo della conservazione c’è poi il problema legale di conservare al sicuro i documenti cartacei rispettando le normative sulla privacy.

Se scegli GIPO il processo dalla firma digitale alla conservazione sarà semplice e sicuro.

L’ecosistema Gipo e’ alla base della gestione documentale

La nostra gestione documentale è possibile grazie all’ecosistema GIPO che coordina il flusso di tutti i documenti in entrata ed in uscita

GIPO prevede 6 tipologie di classi Documentali digitali

Classi documentale Conservazione sostitutiva obbligatoria Tipologia firma
Fatture SI Nessuna
Referti SI Identità digitale
Privacy SI Grafometrica/FEA
Consensi SI Grafometrica/FEA
Firme fisioterapia SI Grafometrica/FEA
Anamnesi SI Grafometrica/FEA

I nostri servizi prevedono sia la conservazione sostitutiva (obbligatoria per le fatture) o la semplice conservazione digitale.

Per semplificare la gestione dei documenti abbiamo progettato un sistema centralizzato unico nel suo genere che permette la conservazione digitale e la consultazione tramite APP WEB di tutti i documenti di vostra competenza.

Venite a scoprire com’è semplice eliminare tutta la carta ed essere perfettamente a norma dal punto di vista legale.

Per la firma grafometrica abbiamo realizzato una App Android per un utilizzo completamente wireless del processo: GIPOFIRMA

Ecco un estratto del case history che Samsung ha dedicato alla nostra app  e che potete trovare completa qui 

Grazie a Samsung Galaxy Tab A e Samsung Knox, GipoFirma dematerializza i moduli sanitari.

L’applicazione, sviluppata da Ianiri Informatica, sfrutta le caratteristiche dei tablet Samsung dotati di SPen che supportano la firma grafometrica e le opportunità di configurazione di Samsung Knox per realizzare una soluzione wireless di dematerializzazione semplice, sicura e già conforme al GDPR.

I pazienti che accedono a un Poliambulatorio per una visita specialistica devono inserire i propri dati e firmare i moduli per la tutela della privacy e per il consenso informato. Questi dati sono di tipo sensibile e le strutture sanitarie hanno l’obbligo di conservarli in accordo alle normative vigenti che, con l’imminente entrata in vigore del GDPR, diventeranno a breve ancora più stringenti. Per semplificare le operazioni di registrazione e, nel contempo, favorire la conservazione a norma di Legge dei dati sensibili, Ianiri Informatica, azienda specializzata in soluzioni per la gestione integrata dei Poliambulatori, ha sviluppato GIPOFIRMA, una soluzione che sfrutta le caratteristiche dei Samsung Galaxy Tab A dotati di tecnologia Samsung Knox.

 

Come funziona

GipoFirma è un’applicazione gestionale che integra il processo di firma elettronica sviluppato da Namirial, azienda leader in questo settore e partner di Samsung, avvalendosi di un hub Web documentale (denominato Hub Doc e gestito da Ianiri Informatica srl) per il trasferimento del modulo da firmare. Il tablet Samsung verifica costantemente se è presente un documento di sua competenza su Hub Doc e, quando ciò avviene, istantaneamente carica il modulo in formato pdf e lo presenta al paziente che firma ed effettua le spunte autorizzative nei punti necessari, utilizzando la tecnologia di firma grafometrica a valore legale supportata dal Galaxy Tab A.
Il modulo firmato viene rimandato all’Hub Doc per essere archiviato automaticamente in conformità ai requisiti legali per la conservazione sostitutiva, attraverso l’azione di provider specializzati, partner di Ianiri Informatica. Il processo di interscambio documentale e di consultazione è compatibile con qualsiasi gestionale. Il documento, successivamente alla chiusura del processo, rimane a disposizione del Poliambulatorio che può consultarlo sia dal proprio gestionale sia dal portale Hub Doc. La soluzione è completamente indipendente dall’infrastruttura hardware perché non richiede alcuna installazione. Il flusso documentale avviene esclusivamente tramite connessione protetta https.

Un esperto è a tua disposizione

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