La gestione degli appuntamenti in studio medico e in poliambulatorio: come ridurre quelli mancati

A tutti può capitare il “classico” imprevisto che porta a saltare un appuntamento nello studio medico: talvolta è un problema improvviso, altre volte una semplice dimenticanza. Tuttavia chi gestisce l’ambulatorio sa bene che questo disguido, sebbene per fortuna marginale, rappresenta un costo e un problema. Medici, infermieri, assistenti, infatti, dovranno essere ugualmente retribuiti, se sono stati preparati e acquistati dei materiali, questi rischiano di non poter essere utilizzati nuovamente e, magari, si perde l’occasione di visitare un altro paziente.

Avete mai pensato di sperimentare, con l’aiuto della tecnologia, alcune strategie per arginare queste situazioni e ridurre al minimo gli appuntamenti mancati? In questo articolo vediamo insieme qualche consiglio che vi farà risparmiare tempo ed energie.

Perché è importante monitorare gli appuntamenti dello studio medico mancati?

Dato che i mancati appuntamenti possono comportare dei danni, anche di tipo economico, alla gestione dell’ambulatorio medico, è bene sì ricordare che un determinato tasso di dimenticanze sia fisiologico, ma è altrettanto fondamentale escogitare una metodologia efficace per monitorare la situazione. Qualsiasi sia la strategia che si sceglie di mettere in atto per ricordare alle persone di presentarsi nella data e all’orario prestabilito, è utile tenere conto dei progressi e capire quale, tra i suggerimenti che abbiamo pensato per voi, è effettivamente quello più adatto alle proprie esigenze e ai propri pazienti.
Inoltre, tenere nota delle persone che più spesso tendono a dimenticare l’appuntamento può essere utile anche per organizzare un colloquio individuale, capire quali sono le ragioni che si nascondono dietro alle dimenticanze e, se possibile, far comprendere il tipo di ripercussioni che una visita mancata può avere sull’ambulatorio.

Appuntamenti studio medico: 3 consigli per ridurre quelli mancati

Le motivazioni che possono portare un paziente a dimenticarsi dell’appuntamento dal proprio medico sono molte e diverse tra loro: in generale, è difficile che ciò accada in cattiva fede, più spesso capita che venga perso il bigliettino dove viene appuntata data e orario, ci si dimentica semplicemente di inserirlo in agenda, oppure sfugge nel tran tran della vita quotidiana. C’è chi, tra i medici, azzarda la possibilità che, talvolta, il paziente “dimentichi” l’appuntamento per un inconscio timore o paura rispetto a quanto potrebbe emergere durante la visita.
Quel che è certo è che, per chi lavora nell’ambulatorio, esaminare il paziente è una priorità: come fare, dunque, per fornirgli tutti gli strumenti per non perdere alcun accertamento?

1 – Verba volant, scripta manent: il classico bigliettino

Non vi è ombra di dubbio che il più tradizionale dei promemoria, valido per qualsiasi appuntamento, è quello di scrivere data e orario su un bigliettino. Il consiglio è quello di utilizzare un format fisso che includa anche i contatti dell’ambulatorio, a disposizione per qualsiasi modifica o variazione degli impegni del paziente. Perché, poi, non inserire, oltre a indirizzo e numero di telefono, anche un indirizzo email? Aumentare i modi attraverso i quali una persona può raggiungere la segreteria dello studio non può che far crescere anche le probabilità che un imprevisto venga comunicato per tempo.

2 – Una chiamata per ricordare

Un altro classico metodo per ridurre il tasso di consulti mancati è quello di ricordare, telefonicamente, al paziente l’appuntamento: di norma, il consiglio è quello di chiamare la persona 4 o 5 giorni prima della data fissata e prevedere un secondo contatto il giorno prima.
Il vantaggio di questa strategia è che fa sì che il paziente difficilmente possa dimenticarsi del tutto della visita e ha tempo eventualmente, con discreto anticipo, di disdire l’appuntamento nel caso siano sopraggiunti dei problemi. Certamente, questa metodologia richiede un’organizzazione molto ordinata e molto tempo da dedicare alle chiamate.

3 – SMS, email e altri supporti tecnologici

La tecnologia, infine, può diventare presto una preziosa alleata dello studio medico anche in quest’ambito: esistono, infatti, diversi sistemi che consentono, automaticamente, di attivare una forma di notifica al paziente mano a mano che la data dell’appuntamento si avvicina.
In alcuni casi, ciò può essere fatto tramite email, mentre per gli ambulatori che hanno attivato una propria applicazione per smartphone si può predisporre una vera e propria notifica direttamente sul cellulare. Uno dei sistemi più efficaci, infatti, è il promemoria via SMS gestito con sistemi di messaggistica, i più avanzati possono anche integrarsi con il calendario virtuale del paziente, in modo che visualizzi in automatico, fra i propri appuntamenti, anche quello con lo studio medico.


GIPOSEND risponde proprio a questa esigenza: con questo servizio è possibile inviare un SMS al paziente per ricordare la visita e spedisce anche al medico una mail di promemoria in formato Calendar (.ICS).

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