Gestione del tempo in ambulatorio: l’effetto Zeigarnik e la procrastinazione

Migliorare la gestione del tempo. Un mantra che ritroviamo in ogni settore economico e sociale, compreso quello sanitario. Il tempo è denaro. Il tempo non può essere sprecato. Eppure, spesso, è la nostra mente a giocarci “brutti scherzi”, siamo noi i primi a perdere tempo, inconsciamente. Tendiamo a procrastinare e siamo vittime inconsapevoli dell’effetto Zeigarnik. Cos’è è perché è importante conoscerlo per migliorare la gestione del tempo in ambulatorio? Le risposte nei prossimi paragrafi.

Cos’è l’effetto Zeigarnik?

L’effetto Zeigarnik prende il nome della psicologa lituana Bluma Zeigarnik che nel 1927 pubblicò uno studio sul comportamento umano rispetto alla memoria dei compiti portati a termine e quelli ancora da completare.

In un ristorante affollato Zeigarnik aveva notato che un cameriere ricordava bene tutte le ordinazioni concluse solo in parte, mentre non ricordava nulla delle ordinazioni già portate a termine. Aveva notato che le persone tendono a ricordare più facilmente le cose incompiute o interrotte di quelle già completate.

Condusse quindi uno studio su un gruppo di soggetti a cui chiese di svolgere alcuni compiti semplici, come risolvere enigmi, operazioni, fare piccoli giochi… Ogni tanto li interrompeva e al termine del test chiese ai partecipanti quali compiti ricordassero di più.

La maggior parte di loro rispose che ricordava meglio i compiti interrotti di quelli portati a termine. L’effetto Zeigarnik, appunto.

Nelle serie TV se ne fa largo uso. L’episodio viene interrotto sul più bello e noi restiamo in attesa di quello successivo, per sapere come va a finire: è il cliffhanger.

Si crea una tensione mentale che mantiene quell’attività incompiuta in primo piano nella nostra memoria, anche se si tratta di un’inezia.

Quindi, se sappiamo di dover fare qualcosa, ma non la facciamo, il pensiero di dovercene occupare ci mantiene in allerta. Siamo in ansia.

Un pensiero intrusivo che ci rende meno produttivi

Aggiornare una cartella clinica, spostare un appuntamento, avvisare i colleghi di un cambio turno. Presi fra mille attività, medici, terapisti e segreteria dell’ambulatorio finiscono per rimandare piccoli compiti che restano lì, nella loro memoria, a occupare spazio mentale e a peggiorare la produttività.

La consapevolezza è il primo aiuto. Dopo viene la programmazione.

Se la nostra mente funziona in questo modo, la strategia migliore per non essere sopraffatti dalla procrastinazione è segnare le attività da concludere in una lista, in un’agenda elettronica condivisa, in un file di promemoria… Mettere nero su bianco non significa compiere l’attività, ovviamente, ma aiuta a ridurre l’ansia della procrastinazione e a pianificare quel compito all’interno della propria organizzazione e poi svolgerlo.

Software gestionali e app per la gestione del tempo: un aiuto contro la procrastinazione

Nella gestione di aziende e organizzazioni, come poliambulatori e studi medici, l’effetto Zeigarnik e il problema della procrastinazione sono amplificati. Ci sono più persone coinvolte, ciascuna con le sue mansioni, bisogna coordinarsi, affrontare imprevisti. La complessità aumenta e gestire il tempo con più efficacia non è sempre semplice.

La tecnologia in questi casi può aiutare molto e ridurre la tendenza a rimandare, migliorando la produttività. Ecco alcuni esempi.

1) Automatizzazione delle attività di routine

Prenotazioni, promemoria al paziente, disdette… la segreteria raccoglie decine se non centinaia di informazioni ogni giorno, che spesso vanno modificate o cancellate.

Ogni aggiornamento deve essere condiviso con il resto dello staff per evitare incomprensioni e se l’agenda è cartacea, le lacune informative e gli errori diventano molto più che probabili. Ma se è digitale e parte di un software gestionale medico integrato, il margine di errore si riduce notevolmente, perché ogni nuova informazione inserita viene condivisa in tempo reale con tutto lo staff.

Anche la funzione di messaggistica per inviare promemoria al paziente è un aiuto indispensabile: in questo caso serve a ridurre gli appuntamenti mancati e a evitare errori di comunicazione. La segreteria invia SMS e mail al medico e al paziente, aggiornando in tempo reale l’agenda del dottore ed eventualmente quella del paziente. In caso di disdetta il sistema annullerà l’appuntamento nelle rispettive agende, sia del medico che del paziente.

2) App per la gestione del tempo e per tenere traccia delle performance

Un altro aiuto nella lotta alla procrastinazione viene anche dalle App. Ci sono applicazioni che aiutano a tenere traccia dei progressi e quindi ci aiutano a monitorare il raggiungimento di determinati obiettivi che possiamo impostare a monte.

Le App per creare to-do-list basate su sistemi di gamification, per esempio, aiutano ad accumulare punti ogni volta che completiamo una lista di cose da fare. Le app per la tecnica del pomodoro ci permettono di mettere in pratica in modo semplice e veloce un sistema molto utile per ottimizzare il tempo e migliorare la nostra produttività.

Organizzazione e gestione delle priorità

Infine, ma non meno importante, la definizione delle priorità. Una efficace gestione del tempo dipende soprattutto dalla mappatura delle attività, dei compiti, del tempo richiesto da ogni task, dalla corretta suddivisione delle responsabilità. Utilissima in questi casi è la matrice di Einshower per definire cosa fare subito, cosa delegare, cosa rimandare e cosa non serve. Anche in questo caso la tecnologia può essere di grande aiuto. Un gestionale con funzioni di Business Intelligence (statistiche e visualizzazione dei dati), ad esempio, dà una panoramica precisa dei flussi e dei processi dell’ambulatorio per individuare colli di bottiglia e criticità: è il primo passo per definire cosa cambiare e in che modo, all’interno dell’organizzazione.

icona call center Vuoi parlare con un nostro esperto?

Chiama il numero verde 800 944 311 oppure contattaci

Chiamaci Scrivici