Gestione poliambulatorio: quando lo staff è demotivato

Nella gestione di un poliambulatorio ci sono molti aspetti da tenere sotto controllo, non solo la salute del paziente e di chi lavora nella struttura, ma anche adempimenti organizzativi, amministrativi e legali che non possono essere trascurati. Trovare un equilibrio non è semplice. Lavorare con più serenità e meno stress è difficile. Il ruolo di chi guida le organizzazioni, sanitarie e non, resta centrale per ridurre le frizioni e mantenere positivo il clima fra dipendenti e collaboratori.

In ambito sanitario, ne abbiamo già parlato in questo articolo sul burnout, lo stress lavoro correlato è particolarmente sentito, oggi più che in passato. Ma a volte le cause di insoddisfazione sul lavoro possono derivare da atteggiamenti e consuetudini che demotivano anche il collaboratore più entusiasta. Abbiamo raccolto alcuni consigli per evitarli e qualche spunto per migliorare l’organizzazione, e aiutare lo staff ad essere più soddisfatto e produttivo.

Per motivare lo staff è importante conoscere le persone

La motivazione sul lavoro non è uguale per tutti. Nel suo speech al TEDx in Columbia del 2016 Kerry Goyette, CEO di Aperio – una società di consulenza statunitense che aiuta le aziende a costruire team di lavoro che lavorino meglio e con più soddisfazione – sostiene che il segreto della motivazione non è trovare un sistema unico per tutti.

Le persone hanno diversi stili di motivazione. La motivazione, infatti, è guidata da due aspetti: la spinta a cercare piacere e quella di evitare il dolore. Alcune persone sono più propense verso la ricerca del piacere (ambizione e curiosità), altre verso la seconda (mantenere sicurezza e controllo).

Goyette sostiene che, di solito, chi è in posizione apicale e vuole motivare il proprio team, parte da un presupposto sbagliato e si pone la domanda sbagliata: “come posso motivare i miei dipendenti?” Secondo Goyette in realtà le persone sono già motivate, quindi la domanda giusta da porsi è: “come posso aumentare la motivazione dei miei dipendenti?”.
Dipende dalle loro caratteristiche. Il dipendente entusiasta e aperto alle novità (che cerca il piacere) sarà motivato dal cambiamento e dalle nuove opportunità: un nuovo progetto, un nuovo cliente. Quello più attento a evitare problemi, che teme le novità (che vuole evitare il dolore), di fronte ad un nuovo progetto o un nuovo cliente potrebbe spaventarsi e non reagire come il primo. L’approccio corretto con chi è più resistente al cambiamento, dice Goyette, è quello di spiegare le ragioni che lo motivano: senza quel cliente l’azienda perderà redditività, senza quel progetto perderà quote di mercato. Fare leva sullo spirito di conservazione del dipendente, sul suo timore di perdere il controllo della situazione.
Dunque, è importante conoscere le persone, andare oltre il ruolo, capire cosa conta per loro.

Differenza tra capo (boss) e leader

Capo o leader? I comportamenti che demotivano

Si parla molto della contrapposizione tra “capi” e “leader”, solitamente ai primi vengono attribuite una serie di caratteristiche negative – sono autoritari, fanno paura, comandano, non riconoscono i meriti dei collaboratori – mentre il secondo è considerato il modello a cui aspirare. Il leader è un esempio, sa comunicare ed è trasparente, deve saper trasmettere serenità e tranquillità, ma rimanere concentrato sull’obiettivo. Deve essere imparziale, saper organizzare il suo lavoro e quello degli altri, saper ascoltare e decidere. Deve avere un’etica, essere empatico e saper scherzare.

Un mix di caratteristiche che non tutti possiedono. Inoltre, portare avanti un’organizzazione – come un poliambulatorio o uno studio medico – non è semplice, può capitare che, pur avendo le migliori intenzioni e aspirando ad essere dei bravi dirigenti, si finisca per somigliare di più a dei capi che a dei leader, e ad adottare comportamenti che possono demotivare anche il collaboratore più entusiasta.

Ecco alcuni dei più comuni:

Disorganizzazione e assenza di pianificazione: quando le incomprensioni minano i rapporti di lavoro

La demotivazione nasce anche a causa della disorganizzazione. Può capitare, per esempio, che ad alcuni collaboratori – magari proprio i più volenterosi e motivati – vengano affidati più compiti che ad altri, creando così tensioni e risentimenti, con la conseguenza che le persone sovraccaricate si sentono sfruttate e perdono entusiasmo e produttività. Un altro problema nasce quando i ruoli non sono chiaramente suddivisi: se più persone hanno lo stesso compito, nascono dubbi su di chi deve decidere e tutto si rallenta.

Un’organizzazione chiara e ben strutturata è alla base di processi di lavoro fluidi. La tecnologia – come, per esempio, un software gestionale per poliambulatori e studi medici con una funzione di business intelligence e chatbot – può essere un aiuto concreto in questo senso, perché permette a chi guida il poliambulatorio di tenere sotto controllo le attività, individuare i colli di bottiglia, sapere se ci sono ritardi, di che tipo e come risolverli, avere un’agenda chiara e aggiornata, senza sovrapposizioni. La tecnologia è utile anche per alleggerire lo staff delegando le funzioni di routine e bassa competenza al gestionale, e lasciando che le persone si occupino dei compiti più complessi, quelli che richiedono empatia, problemi solving e soprattutto l’ascolto.

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