Gestione del tempo in ambulatorio: come organizzare le priorità usando la matrice di Eisenhower

“Deve essere fatto per… IERI!”, “Ho troppe urgenze e non so da dove iniziare”, “Non posso occuparmene, ho un’urgenza improrogabile”. Quante volte ti è capitato di sentire queste frasi nella tua vita lavorativa? Probabilmente molto spesso. Sì, perché quello della gestione del tempo è un problema comune a tutti, dal singolo medico al poliambulatorio strutturato, dal laboratorio all’ospedale.

Ma la difficoltà nel definire le priorità e l’ottimizzazione dei tempi non è certo esclusivo appannaggio degli operatori sanitari… anche imprenditori, professionisti e lavoratori di ogni settore e categoria sembrano soffrire della “malattia” dell’urgenza!

Come “guarire”? Ci si può affidare ad un software gestionale medico o a programmi che facilitino i lavori tempisticamente più dispendiosi come quelli riguardanti la gestione degli appuntamenti dei pazienti o tutto ciò che concerne la fatturazione elettronica, ma se si intende affrontare il problema in maniera permanente, occorre elaborare o servirsi di un sistema per ridefinire ciò che è veramente urgente da quello che non lo è.

In questo articolo vediamo insieme uno strumento per la gestione delle priorità che prende il nome da Dwight Eisenhower, il 34esimo Presidente degli Stati Uniti. È a lui infatti che è stata attribuita questa frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”: questo il principio base del metodo che ti spieghiamo nei prossimi paragrafi.

Il primo passo è imparare a distinguere tra cose urgenti e cose importanti

Cosa è importante? Dipende.
“L’importanza” è infatti un concetto soggettivo: quello che può essere importante per te, può non esserlo per altri. Dipende dai tuoi valori e dai tuoi obiettivi.
Ad esempio, in ambito sanitario, può essere importante imparare a padroneggiare un certo tipo di trattamento terapeutico o pubblicare uno studio su una rivista illustre.

Cosa è urgente? Ciò che è oggettivo.
Le questioni urgenti sono le scadenze e gli eventi improvvisi, quelli che spesso non dipendono da te, ma da fattori esterni. Sempre per fare un esempio, per chi lavora in un struttura sanitaria, urgente è un paziente che si aggrava dall’oggi al domani o anche un evento molto meno serio, come la gestione di un cambio turno comunicato con pochissimo preavviso o un ritardo del medico che crea una coda in sala d’aspetto.

A questo proposito potrebbe interessarti anche Caos in studio medico: un gestionale può salvarti dalla folla in sala d’attesa e dalla burocrazia

Ora che abbiamo fatto questa distinzione, vediamo in cosa consiste la matrice di Eisnhower.

Come funziona la matrice di Eisnhower?

Prendi un foglio e disegna quattro quadranti. Ecco la tua matrice pronta per essere compilata.
I due parametri da considerare sono: “importante” e “urgente”.
Avrai dunque attività “urgenti” e “non urgenti” e attività “importanti” e “non importanti”.
La matrice che hai disegnato dovrebbe essere simile a questa:

Come vedi, il primo quadrante è riservato a ciò a che è importante e urgente: qui vanno le attività da mettere in atto subito. Per fare alcuni esempi sempre dal settore sanitario, è qui che rientrano i codici rossi del pronto soccorso, il parto o un infarto miocardico. In questi casi l’unica cosa da fare è agire immediatamente per risolvere la questione.

Il secondo quadrante, invece, raccoglie le cose importanti ma non urgenti e quindi pianificabili.
Per esempio, inviare le fatture per il 730 precompilato è un’attività importante, ma programmabile, perché c’è una scadenza da rispettare e quindi sai già che, normalmente, entro il 31 gennaio di ogni anno devi rispettare questo obbligo. Hai dunque tempo per organizzarti in anticipo.

Nel terzo quadrante devi inserire le attività non importanti ma urgenti, che possono essere delegate ad altri. Per esempio, puoi chiedere a qualcun altro di prenotare i biglietti del treno se hai in programma un convegno medico o delegare ad un collaboratore del tuo studio medico l’acquisto del toner della stampante che sta per esaurirsi.
Alcuni compiti possono anche essere delegati alla tecnologia!
Per esempio, con un servizio di messaggistica digitale puoi inviare dei promemoria ai pazienti per avvisarli dell’approssimarsi della visita medica, o puoi gestire la refertazione medica con un software per la gestione della cartella clinica elettronica.

Infine, ci sono le attività che non meritano di essere inserite nel tuo piano e che andrebbero eliminate, perché non sono né importanti, né urgenti. Qui rientrano le distrazioni, come controllare le notifiche su Whatsapp o la bacheca di Facebook (a meno che non sia proprio su questo Social che rispondi alle domande dei tuoi pazienti!).

Ora che sai come funziona la matrice, ti resta una sola cosa da fare, quella forse più difficile, stilare una lista e dividere le attività fra i vari quadranti della matrice.

Ecco come stilare la lista delle attività da inserire nella matrice di Eisenhower

Il funzionamento della matrice di Eisenhower ti è chiaro e hai deciso di metterlo in pratica, ma non sai cosa inserire nella lista delle tue attività! Ecco alcuni consigli per crearla:

1) scrivi un elenco di tutte le cose che ti vengono in mente e aiutati riportando alla memoria le attività che hai svolto in settimana
2) riguarda la tua lista, voce per voce
3) assegna a ogni compito un colore, un simbolo o una lettera, in modo da identificarne il grado di importanza e di urgenza (per esempio: rosso per le cose urgenti, blu per le cose importanti, verde per le cose non urgenti, giallo per le cose non importanti)
4) ci sono troppe cose urgenti nella tua lista? Chiediti quali di queste sono davvero importanti e se sono veramente urgenti

Ora, inserisci tutto in matrice e buttati a testa bassa sui lavori improrogabili, programma le cose importanti ma che non richiedono che tu agisca qui ed ora, delega tutto ciò che non è importante ma va risolto in breve tempo e taglia tutte le fonti di distrazione.

Con una buona pianificazione e individuando le priorità vere, tu ed il tuo staff dovreste riuscire a guadagnare in produttività e ridurre l’ansia da scadenza imminente.

icona call center Vuoi parlare con un nostro esperto?

Chiama il numero verde 800 944 311 oppure contattaci

Chiamaci Scrivici