Disordine fra le scorte? Si può risolvere con un software per la gestione del magazzino e del poliambulatorio

Un ambiente organizzato è un ambiente in cui si perde meno tempo e si offre un migliore servizio. Ciò è valido anche in riferimento al magazzino del poliambulatorio o di qualsiasi struttura che offre servizi sanitari e fisioterapici. 

La gestione delle scorte è cruciale e mantenere sotto controllo quantità, flussi e documenti attraverso un software per la gestione del magazzino, l’organizzazione del poliambulatorio può trarne beneficio. Un gestionale di questo tipo, infatti, può migliorare l’organizzazione interna, ridurre gli sprechi e rendere la struttura più pronta nell’introdurre novità e nuove terapie. 

Scopriamo insieme alcuni consigli utili per gestirlo al meglio!

Gestire il magazzino del poliambulatorio: perché è importante

Spesso dimenticato o considerato di secondaria importanza rispetto alla sala d’attesa o agli ambulatori stessi, il magazzino è parte integrante della struttura. Ogni operatore sanitario sa quanto è importante questo spazio dove vengono conservati tutti i prodotti utili per il funzionamento ambulatoriale. Si tratta delle scorte aziendali di medicinali, materiale sterile, strumenti di riserva, ma non soltanto. Spesso qui vengono accumulati anche oggetti che non servono più, compresi arredi (tavoli, sedie, lampade) che potrebbero tornare utili in futuro, ma che nel frattempo vanno conservati con cura. 

Proprio perché nel magazzino si trovano moltissimi oggetti anche molto diversi fra loro, una gestione efficace è imprescindibile per permettere agli operatori sanitari di avere sempre a disposizione tutto ciò di cui hanno bisogno e ai pazienti di soddisfare i propri bisogni legati alle visite mediche oppure alla terapia. 

Al contrario, se questo aspetto viene trascurato si incorre in diversi rischi. Il primo – e il più preoccupante – è che il personale sanitario non possa svolgere il proprio lavoro e rimanere senza, ad esempio, garze sterili, copri lettini, siringhe o altri strumenti fondamentali. 

Un secondo rischio, al contrario, è quello di non tenere traccia delle date di scadenza degli stock e, quindi, di sprecare materiale. Anche in questo caso, il risultato è che non sarà possibile offrire la miglior tutela possibile della salute del paziente.

Infine, il disordine tra le scorte richiede più tempo per trovare ciò di cui c’è bisogno. E questo, come sappiamo e abbiamo approfondito parlando dei costi delle interruzioni, spesso si traduce anche in un danno economico per la struttura.

Individuare un metodo che permetta l’organizzazione efficiente anche del magazzino è prioritario. L’obiettivo è trovare l’equilibrio ideale tra semplicità di gestione ed efficienza. Fortunatamente, da questo punto di vista, esistono alcune soluzioni tecnologiche che permettono di ottimizzare gli sforzi e tenere traccia dello stato degli stock, assicurandosi uno spazio ordinato e funzionale.

software gestione magazzino poliambulatorio

Un software per la gestione del magazzino del poliambulatorio: una soluzione utile

I software gestionali per la sanità nascono proprio per permettere agli addetti ai lavori di migliorare il management delle strutture, riducendo sprechi e rallentamenti, e migliorando quindi il servizio offerto ai pazienti.

Esistono alcuni programmi dedicati in maniera specifica alla gestione delle scorte in magazzino. Tra i vantaggi, il fatto che possono essere integrati con altri software del poliambulatorio, compreso il dipartimento che si occupa dell’amministrazione. 

Questo elemento è molto importante. Non dimentichiamo, infatti, che la gestione delle scorte implica anche una corretta ricezione e archiviazione di documenti come ordini, fatture, note e tutto ciò che permette di tenere traccia di ogni prodotto in qualsiasi momento. Avere a disposizione uno strumento smart può fare la differenza e permettere a chi si occupa della segreteria della struttura di risparmiare tempo ed evitare errori.

Gestione delle scorte e gestione degli stock

Prima di approfondire come funzionano i software gestionali per il magazzino di un poliambulatorio è utile soffermarsi e fare chiarezza sulla terminologia e gli aspetti a cui prestare attenzione. Quando parliamo di gestione del magazzino, infatti, di un poliambulatorio facciamo riferimento a diverse unità di misura e di contenuto:

Di conseguenza, un monitoraggio attento delle giacenze in magazzino implica la possibilità di conoscere il numero di stock a disposizione, dove vengono acquistati, quali sono i tempi di consegna. Allo stesso tempo, è fondamentale conoscere anche quanti prodotti restano in ciascuno stock, e quindi qual è la scorta effettivamente a disposizione della struttura.

Un magazzino è ben gestito quando il manager della struttura sanitaria ha accesso a questi dati in maniera ordinata, chiara e con tutta la documentazione amministrativa allegata. Poter raccogliere e visionare queste informazioni in un uno luogo digitale – quello gestito dal software – appare, dunque, come una soluzione smart e davvero innovativa. Vediamo ora quali sono concretamente, le funzioni di un programma di questo tipo. 

Che cosa fa un software gestionale per il magazzino?

Un software di gestione del magazzino, di base, permette il monitoraggio in tempo reale di scorte, stock e documenti legati alle forniture. Inoltre, attraverso il tracking e la memorizzazione del fabbisogno della struttura, permette anche di prevedere le necessità e avviare gli ordini in automatico. 

In questa maniera, non soltanto andrà a sparire il disordine tra le scorte, né andranno più persi i documenti che accompagnano gli acquisti, ma sarà possibile informatizzare il flusso delle giacenze. Il risultato è che gli operatori sanitari avranno sempre a disposizione e a portata di mano esattamente ciò di cui hanno bisogno. E, allo stesso tempo, la segreteria saprà di avere un fidato assistente virtuale che sa quando è il momento di fare un nuovo ordine. 

Infine, elemento non di poco conto, il software monitora anche le scadenze. Aiuta così il medico a impiegare sempre prodotti sicuri e offrire al paziente la miglior cura possibile. Questo, in conclusione, resta l’obiettivo primario di qualsiasi struttura sanitaria che offre servizi alle persone. Per poterlo fare è necessario prestare la stessa attenzione a ogni spazio e ogni fase del lavoro: dal magazzino al front office, dalla gestione delle scorte alla visita.

E per tutta la gestione del paziente?

Cartelle cliniche, referti, ecografie, televisite, appuntamenti, gestione della sala d’attesa… per tutto questo è importante scegliere un software specifico per poliambulatori e studi medici!

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