La segreteria di uno studio medico svolge un ruolo molto prezioso e di grande responsabilità al fianco dei medici per poter offrire sempre un servizio ottimale ai pazienti. Si occupa, infatti, di molte mansioni, dall’accoglienza dei pazienti alla contabilità. Quindi, selezionare il segretario o la segretaria più adatti allo studio medico è una scelta delicata, vediamo quali sono le caratteristiche che deve avere sia dal punto di vista relazionale che tecnologico.

Segretario o segretaria dello studio medico: di cosa si occupa?

Oltre ad essere il primo punto di contatto, di persona e telefonico, del medico con il paziente, la segreteria si occupa della gestione della contabilità, della direzione dello studio, dell’archiviazione dei dati personali dei pazienti. Tocca al segretariato, occuparsi di prendere gli appuntamenti, gestire l’accettazione, preparare le cartelle cliniche, organizzare gli esami interni al poliambulatorio o eventualmente gestire i contatti per quelli esterni, prenotare le attrezzature e assicurarsi che lo studio sia sempre pronto per il medico.

Si occupa, inoltre, delle relazioni esterne dell’ambulatorio, tenendo i rapporti con i fornitori, con l’assicurazione e con chi gestisce il software gestionale. Fa da ponte, di fatto, tra il medico e l’esterno, sia dal punto di vista tecnico che relazionale.

Caratteristiche di una segretaria per lo studio medico

Vediamo, dunque, quali sono i requisiti che un buon professionista deve avere per poter svolgere tutte queste mansioni.

Multitasking & problem solving

Per poter gestire, contemporaneamente, tante attività differenti è necessario che alla segreteria di uno studio medico venga richiesta un’ottima capacità di svolgerle in maniera adeguata. È quello che comunemente viene chiamato multitasking e che si traduce nella ricerca di una persona con competenze molto variegate, sapendo stabilità con prontezza le priorità e l’ordine dei task.

La prontezza è fondamentale anche in caso di problemi che tocca a lei risolvere, spesso senza poter contare sul supporto di altri colleghi. Soprattutto quando le difficoltà si manifestano in sala d’aspetto, che spesso è affollata e talvolta frenetica.

Alla segretaria, o al segretario, è richiesto inoltre di individuare i problemi e le criticità gestionali dello studio e applicare strategie correttive. Da questo punto di vista la tecnologia può offrire soluzioni di supporto molto preziose.

Skills tecnologiche

È vero che l’innovazione e la digitalizzazione ha fornito allo studio medico e al poliambulatorio molti strumenti utili per rendere più efficiente il lavoro della segreteria. Pensiamo, per esempio, al sistema di prenotazione degli esami online, ai promemoria al paziente via SMS o email, oppure all’archiviazione elettronica delle cartelle cliniche. O ancora ai sistemi di automatizzazione della segreteria, come GIPO SEND, con cui è possibile pagare la prestazione, prenotare un appuntamento, ritirare un referto, stampare un promemoria con la destinazione del paziente per la visita, attivare l’accettazione (anche collegata al pagamento).

Pone, però, anche delle sfide perché richiede di essere costantemente attenti alle evoluzioni e alle nuove normative come nel caso del regolamento GDPR. Un buon addetto alla segreteria deve avere, dunque, una propensione all’utilizzo degli strumenti tecnologici per poter sfruttare al meglio il supporto dei software gestionali, senza mettere a rischio i dati sensibili dei pazienti.

Capacità gestionali e amministrative

Dal momento che la segreteria si occupa anche della gestione del personale, è naturale che l’addetto debba possedere delle ottime capacità in questo senso. Non solo la conoscenza delle basi amministrative del settore, ma anche il linguaggio sanitario è fondamentale per poter redigere i documenti necessari.

Deve conoscere le leggi e le circolari che regolano la sanità, nonché restare aggiornata sulle principali linee guida emesse anche dagli organi internazionali.

Empatia e comunicazione

Infine, sono imprescindibili per poter svolgere bene il lavoro di segreteria le capacità empatiche e di comunicazione. Tocca, infatti, all’addetto relazionarsi con i pazienti, rappresentando di fatto lo studio medico o il poliambulatorio.

Deve trasmettere da subito l’idea di fiducia e competenza, riconoscendo i dubbi e le preoccupazioni dei pazienti sia al telefono che in attesa, e rispondendo alle domande che naturalmente verranno poste. Devono sentirsi accolti, in un ambiente confortevole dove troveranno massima disponibilità e professionalità dove il contatto è diretto tra tutti gli attori coinvolti che si prenderanno cura della salute.

Ci sono altre caratteristiche secondo voi fondamentali? Raccontatecele nei commenti!