Le riunioni di lavoro sono davvero tutte utili? Troppi meeting tolgono tempo all'operatività, soprattutto quando il poliambulatorio è sottodimensionato. Ecco alcuni consigli su come organizzarli e come ottimizzare il tempo.
Come ottimizzare il tempo ed evitare riunioni di lavoro inutili nel poliambulatorio
Il tempo è una risorsa preziosa in ogni struttura sanitaria. Per questo è fondamentale che sia organizzato in maniera razionale e funzionale ai bisogni dei dipendenti e dei pazienti. Il coordinamento del personale e una comunicazione fluida tra i membri dello staff rappresentano un fattore di successo per il poliambulatorio, quindi gli incontri periodici sono senza dubbio preziosi. Ma sappiamo distinguere le riunioni di lavoro utili da quelle inutili?
Non esistono dati precisi che misurano quanto tempo effettivamente trascorriamo in riunione, tuttavia, a seguito della pandemia, Google ha implementato una funzione specifica di Calendar proprio per permettere alle persone di misurare le ore di call. Secondo un’indagine di Prodoscore Research Council, il distaccamento dedicato alla raccolta dati di un’agenzia di risorse umane, nel 2020 i dipendenti hanno trascorso in totale 24 giornate lavorative in riunione, un dato in crescita rispetto all’anno precedente.
L’abitudine delle call, entrata a tutti gli effetti nella nuova normalità post Covid, non è problematica di per sé. Ma è importante che non si generi un aumento spropositato di appuntamenti e che le riunioni siano utili a far funzionare il meccanismo della struttura sanitaria. Interruzioni frequenti rischiano di far calare la concentrazione e inficiare la qualità del servizio offerto.
Per prima cosa, quindi, i meeting che coinvolgono personale impegnato con i pazienti non andrebbero fissati durante gli orari di visita. In questo modo, si evitano ritardi spiacevoli e difficili da giustificare, che possono compromettere la reputazione del centro. Bisogna chiedersi poi: qual è la finalità dell'incontro? È cruciale che la risposta sia chiara a chi lo convoca e, di conseguenza, ai partecipanti.
Esploriamo insieme alcuni consigli pratici per ottimizzare il tempo in vista di una riunione ed evitare così le perdite di tempo.
1. Preparare le riunioni
Una riunione è efficiente se chi l’ha convocata sa di che cosa bisogna parlare, quanto tempo dedicare a ciascun argomento e qual è l’obiettivo dell’incontro. Per questo è fondamentale che almeno una persona prepari con cura la scaletta e, se necessario, condivida gli argomenti della call con i partecipanti. Se tutti sapranno in anticipo di cosa si parlerà, allora non sarà necessario cominciare con l’ordine del giorno, ma si potrà andare dritti al sodo.
Se c’è bisogno di utilizzare supporti multimediali oppure di collegarsi con altre persone online, è utile che l’organizzatore dedichi 5 minuti, prima dell’inizio della riunione, a verificare che tutto sia a posto.
Parte del lavoro di preparazione è anche richiedere per tempo eventuali dati, analisi e report alle altre persone del team. Se, ad esempio, c’è bisogno di discutere le forniture per il magazzino, è fondamentale che chi se ne occupi abbia con sé le informazioni aggiornate da condividere con le altre persone presenti.
2. Definire il tempo da dedicare alla riunione
Una riunione utile è una riunione puntuale. L’inizio e la fine devono essere stabiliti, senza tollerare ritardi o eccessivi prolungamenti. Questo perché è utile per tutto lo staff sapere in anticipo quale sarà il tempo dedicato all’incontro e, di conseguenza, organizzare in maniera efficiente gli impegni precedenti e successivi.
Anche se l’incontro affronta tematiche complesse – anzi, soprattutto se l’argomento è ostico! – una riunione utile non dovrebbe mai durare più di un’ora. Nel caso in cui sia necessario più tempo, è importante da subito fissare dei momenti di pausa per permettere alle persone di muoversi, prendere un po’ d’aria o bere un caffè.
Il tempo ideale per una riunione è di circa 30 minuti, sufficienti per affrontare più di un argomento, confrontare diversi punti di vista e concludere con un piano operativo.
Un’altra strategia per ottimizzare il tempo delle riunioni è definire un momento ricorrente da dedicare all’allineamento tra i membri dello staff. In alcuni casi può essere utile, per esempio, incontrarsi ogni lunedì mattina alle ore 9.30 per mezz’ora di divisione dei compiti e organizzazione della settimana. In questo modo, ciascun dipendente e collaboratore saprà che quel momento dell’agenda è sempre occupato.
3. Scegliere riunioni il luogo fisico o virtuale
Siamo abituati a considerare la riunione come un momento formale in cui i membri dello staff di una struttura si ritrovano attorno a un tavolo, tutti seduti e con un quaderno per gli appunti, pronti ad affrontare l’incontro. Solo con la pandemia è emersa anche una versione diversa, la call, in cui ritroviamo le stesse persone con carta e penna, ma vediamo solo i volti collegati in videochiamata. Una modalità, quella online, che troviamo sempre più spesso anche per le visite mediche in ambulatorio virtuale.
Nella nuova normalità è interessante come le due soluzioni si siano conservate. Del resto, è molto utile poter organizzare una riunione con collaboratori che non si trovano fisicamente nello stesso luogo. È nuovamente un’importante scelta di pianificazione da parte di chi convoca la riunione. Optare per l’online può diventare, talvolta, un sensibile risparmio di tempo, purché non si esageri con gli appuntamenti in agenda o con gli inviti. Poter fare una riunione a distanza non significa che sia necessario convocare tutti.
Siamo abituati a pensare che le riunioni si possano svolgere soltanto in una sala dedicata oppure online. Non è così!
Alcuni studi suggeriscono che i meeting realizzati in piedi tendono a essere più brevi ed efficaci: le persone, forse perché non sono troppo comode, vanno più velocemente al punto.
Se, infine, l’incontro coinvolge poche persone, è possibile anche realizzarlo facendo una passeggiata o andando a prendere un caffè. Muoversi stimola le idee e la capacità di problem solving. Quindi si otterrà una riunione più breve e più efficace.
4. Convocare solo le persone necessarie
Un altro errore comune, che rende le riunioni inutili, è invitare tutti a partecipare. Più persone corrispondono a più confusione, più ritardi e più tempo perso. Evitarlo è semplice: nel momento in cui un incontro viene pianificato, bisogna selezionare chi sono le persone davvero necessarie.
Per esempio, se c’è bisogno di un incontro che coinvolga i medici di una data specialità del poliambulatorio, può essere utile invitare una delle persone che si occupano del personale o della segreteria, a seconda delle mansioni. Far partecipare, al contrario, l’intero staff delle risorse umane e dell’accoglienza provocherà rallentamenti nelle attività quotidiane.
Le riunioni affollate, inoltre, non permettono a tutti di prendere la parola oppure di approfondire l’argomento. Il risultato è che chi siederà nelle ultime file, farà atto di presenza, ma continuerà a pensare ad altro senza riuscire a impegnarsi con la dovuta cura.
E se la persona non invitata si sentisse esclusa? È importante comunicare perché sono coinvolte solo alcune figure e non altre. Del resto, fuori dal meeting, sono proprio la concentrazione e la produttività a essere preservati.
5. Se si può inviare un’email, farlo
Ultimo consiglio utile per ottimizzare il tempo delle riunioni è… evitarle. Spesso, infatti, si tende a convocare una riunione senza riflettere sulla sua effettiva utilità e senza prepararla. Un’email scritta con cura e attenzione può, in alcuni casi, evitare di incontrarsi. Ciò è possibile quando le persone coinvolte sono poche e si può stilare un elenco esaustivo delle cose da fare e delle scadenze.
Stabilire le priorità e saper delegare
I consigli che abbiamo visto servono a ridurre, quando possibile, il tempo dedicato a incontri in persona e online all’interno delle strutture sanitarie. In ogni caso, per ottimizzare il lavoro di tutto il personale bisogna partire dalle priorità che, una volta stabilite, non vanno cambiate. Un altro aspetto cruciale è delegare, una capacità che possiamo allenare e che comporta anche saper spiegare in modo chiaro e assertivo quali persone devono occuparsi di un compito.
In un poliambulatorio, il benessere del paziente è sempre al centro: bisogna garantire standard elevati nelle prestazioni a livello medico, certo, ma è anche necessario pensare all’esperienza globale della persona, per esempio assicurando la puntualità negli orari di visita. Una gestione efficiente delle riunioni si riflette anche sulla cura di questi aspetti.
L’organizzazione del lavoro, così, sarà molto più fluida e si potrà dedicare il tempo risparmiato ad altre mansioni. Proprio in quest’ottica, nel poliambulatorio può essere utile implementare dei software e delle piattaforme gestionali che permettano di veicolare task e appuntamenti senza bisogno di riunioni e incontri.
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