Gestione poliambulatorio: delegare bene per lavorare meglio

Qualunque sia il settore in cui operi, per essere un buon leader devi imparare a delegare. Vale per la grande azienda, per la microimpresa e anche per le strutture sanitarie. L’efficace gestione di un poliambulatorio, infatti, passa per una chiara definizione dei ruoli e per un buon processo di delega. Delegare è importante per essere più produttivi ed efficienti, anche sotto stress. Per alcune persone è naturale, per altre è molto difficile, ma si può imparare.
La delega è un’abilità e come tale può essere appresa e migliorata nel tempo.

Ecco alcuni consigli per delegare bene, scegliere a chi delegare e come farlo.

Impara a lasciarti andare: non puoi controllare tutto

C’è chi teme di perdere il controllo, chi crede che nessun altro – a parte lui o lei – abbia le capacità per eseguire il lavoro in modo efficace, chi è talmente immerso nel flusso di scadenze da non accorgersi di avere bisogno di un aiuto. Qualunque sia il tuo caso, la prima cosa da fare è imparare a lasciar andare.

Inizia a delegare piccole cose. Se gestisci un poliambulatorio potresti delegare l’organizzazione delle riunioni con lo staff – comunica le date e lascia che sia un’altra persona a contattare i colleghi – affida ad altri la ricerca di nuovi pazienti online o l’allestimento della sala d’aspetto. Parti dal piccolo e poi gradualmente procedi verso il grande. In questo modo puoi conoscere meglio la tua squadra e migliorare la fiducia tra te e i tuoi collaboratori.

La fiducia è molto importante. Quando manca, lo staff è demotivato e col tempo anche il servizio che offri ai tuoi pazienti ne risentirà.

Definisci le priorità: una volta stabilite, non le cambiare

Se decidi che la priorità del primo semestre dell’anno è migliorare il servizio al paziente e quindi pianifichi il passaggio dalla gestione analogica del poliambulatorio ad un software gestionale medico, investi in formazione e nell’aggiornamento, non puoi cambiare idea in corso d’opera e stabilire che la nuova priorità è aumentare l’offerta del poliambulatorio.

Definire le priorità è molto importante anche nel processo di delega, perché ti aiuta a capire a chi puoi affidare alcuni compiti e a chi no.

Cerca di conoscere le persone che lavorano nel tuo poliambulatorio e punta su di loro

Una buona squadra è fatta di persone con caratteristiche diverse. È da questa eterogeneità che nascono le intuizioni migliori, ma se non conosci bene le persone con cui lavori, non potrai mai far leva sui loro punti di forza. Per delegare bene, dovresti conoscere i punti di forza e di debolezza di ciascuno e capirne il potenziale. Sembra ovvio, ma non lo è. Spesso si tende a delegare a chiunque abbia il carico di lavoro più leggero o alle persone più disponibili.

Spiega cosa fare: le persone non leggono nella tua mente

Anche se una cosa a te sembra banale, non è detto che lo sia per qualcun altro.
Quando deleghi assicurati di spiegare chiaramente come la persona deve svolgere il compito che hai assegnato e cosa ti aspetti, e mettilo per iscritto perché le cose dette a voce non restano. Il tuo staff lo apprezzerà e anche tu!

Non aver paura se le persone non ti sembrano ancora pronte. Le lacune possono essere colmate con una buona formazione, ad esempio con corsi in e-learning o con l’affiancamento. Consideralo un investimento. Trasferendo queste abilità, potrai delegare a quelle persone compiti simili in futuro, risparmiando in definitiva più tempo di quanto hai passato a formarli o a farli formare.

Come delegare

Fidarsi è bene ma verificare è meglio

Una volta delegata un’attività, dai fiducia. È importante perché così le persone possono affrontare il lavoro nel modo in cui si sentono più a loro, però, allo stesso tempo, non temere di intervenire di tanto in tanto per verificare che l’attività sia svolta come previsto.
Magari invia una mail per sapere se è tutto a posto o fissa un breve incontro di allineamento. Se necessario, confrontati con lo staff su ciò che non va bene e quando un collaboratore ha fatto un buon lavoro, ringrazialo pubblicamente e con sincerità.

Allo stesso tempo, però, devi aprirti alla possibilità che gli altri ti critichino. Invita lo staff a condividere le sue opinioni su come delegare: è un’occasione fondamentale per determinare se stai dando informazioni sufficienti e se stai assegnando le attività giuste alle persone giuste.

Il processo di delega non sarà mai perfetto, ma col tempo migliorerà e tu ed il tuo staff lavorerete con più produttività e meno stress.

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