Come gestire un poliambulatorio? Consigli e spunti utili

La gestione di un poliambulatorio è un’attività complessa. Piccola o grande che sia, infatti, questa struttura deve accogliere, curare, rassicurare e “amministrare” un gran numero di pazienti, rispettare stringenti normative sanitarie e burocratiche, far sì che medici e terapisti lavorino in modo efficiente, rispettando turni e orari.

Quali strumenti utilizzare e quali tecniche di gestione sono più efficaci in questo tipo di struttura?

Abbiamo raccolto alcuni consigli e spunti utili per aiutarti a organizzare e gestire efficacemente il lavoro quotidiano in poliambulatorio.

Raccogli i dati, misurali e usali per migliorare l’organizzazione del tuo poliambulatorio

Quanti pazienti accoglie il tuo poliambulatorio ogni giorno? In quanti si presentano puntuali all’appuntamento e quanti invece ritardano? I medici e i terapisti che lavorano nella tua struttura rispettano gli orari fissati in agenda? Qual è il tempo medio di permanenza delle persone in sala d’attesa? Quali sono i trattamenti più richiesti? Quante prenotazioni arrivano ogni giorno e da dove?

Queste sono solo alcune delle domande cui è importante dare risposta per poter organizzare le attività del poliambulatorio con l’obiettivo di evitare colli di bottiglia e sovraffollamento.

Il sistema migliore per raccogliere queste informazioni è dotarsi di un software gestionale per poliambulatori integrato con tutte le attività del poliambulatorio: segreteria e reception, ambulatori specialistici, fisioterapia, amministrazione… Il software infatti monitora il percorso del paziente seguendolo passo passo dall’accettazione alla visita, fino al momento in cui lascia la struttura. Ogni fase di questo processo viene tracciata e genera dati (informazioni).

Una volta acquisite, queste informazioni vanno analizzate per poter prendere decisioni e lo strumento più utile per farlo è la funzione di Business Intelligence del gestionale per poliambulatori, perché rappresenta i dati raccolti sotto forma di statistiche ed è possibile porre domande al software per ottenere risposte rapide e precise in pochissimo tempo.

I dati così raccolti e analizzati sono solo il primo passo per poter migliorare tempi e processi della tua struttura, il cambiamento vero, infatti, avviene con l’identificazione degli obiettivi su cui lavorare.

Usa le informazioni raccolte per fissare degli obiettivi concreti e raggiungibili

Una volta ottenuta una panoramica completa dei processi e dei tempi, puoi decidere come organizzare i turni di lavoro, come distribuire i compiti e ridurre i tempi di attesa, fissando degli obiettivi concreti e raggiungibili.

Sicuramente avrai sentito parlare di obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely) un acronimo che identifica le caratteristiche necessarie per definire obiettivi davvero utili ed efficaci.

Secondo questo sistema, gli obiettivi che deciderai di porti dovranno essere specifici, perciò dovrai identificare chiaramente quale risultato vuoi raggiungere (per esempio ridurre i tempi di attesa in sala d’aspetto o aumentare il numero di prestazioni fisioterapiche), assicurarti che sia un obiettivo misurabile (per esempio stabilire che il tempo di attesa medio non deve superare i 10 minuti o che il numero di prestazioni di fisioterapia deve aumentare di una certa % rispetto all’anno precedente). Deve trattarsi chiaramente di obiettivi raggiungibili, quindi dovrai tenere conto del tempo e delle risorse necessari per raggiungerli (per esempio adottare un sistema di accettazione più efficiente o un nuovo sistema di prenotazione dei cicli di fisioterapia), che siano davvero utili per il fatturato del tuo poliambulatorio e per la direzione verso cui vuoi muoverti (per esempio diventare un punto di riferimento a livello locale per un certo tipo di trattamento). Infine dovrai fissare i tempi per raggiungere gli obiettivi che hai fissato, coinvolgendo il tuo staff perché possa aiutarti a ritarare le azioni da intraprendere, dove e quando necessario, e far sì che gli obiettivi si trasformino in abitudini condivise da portare avanti nel tempo senza attriti e in armonia.

Un gruppo di lavoro affiatato e ben bilanciato

Sappiamo tutti quanto sia importante per qualsiasi attività avere un gruppo di persone che lavora in armonia e che sia, allo stesso tempo, bilanciato nelle singole specializzazioni, perché ciascuno possa offrire un punto di vista diverso e contribuire alla crescita del poliambulatorio.

Secondo l’organizzazione statunitense Institute of Healthcare Improvement un buon gruppo di lavoro dovrebbe essere composto da persone provenienti da diverse esperienze formative e di lavoro, in modo da coprire le 3 aree dell’organizzazione: clinica, tecnica e di gestione.

Il gruppo, inoltre, dovrebbe essere guidato da un membro più esperto che indirizzi e motivi gli altri, oltre a comprendere un medico che possa prendere le decisioni sugli aspetti clinici del lavoro in poliambulatorio, un tecnico che conosca bene i processi in ambito sanitario e aiuti il resto del gruppo a raccogliere e gestire i dati, ed un project manager che si occupi di definire e raggiungere gli obiettivi quotidiani.

Ultimo, ma non meno importante, gli esperti suggeriscono di condividere i risultati con le persone che lavorano nel poliambulatorio e con i collaboratori, perché gli obiettivi si raggiungono e mantengono nel tempo solo quando tutti sentono di far parte del gruppo e sono consapevoli che è soprattutto grazie al loro impegno che i risultati sono possibili.

 

Fonti:
8 Healthcare Quality Improvement Tips , Hardvard T.H. CHAN, School of Public Health
How to set goals and objectives for your business in 2018 , Australian Governement, Business
Science of Improvement: Forming the Team, Institute for Healthcare Improvement

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