Organizzazione del poliambulatorio: 5 consigli per rimanere produttivi anche in estate

È possibile mantenere una buona produttività in ambulatorio anche durante le lunghe – e calde! – giornate estive? La risposta è sì, si può! A patto che vi sia una meticolosa organizzazione del poliambulatorio.

I poliambulatori, come tutte le strutture sanitarie basate su un’organizzazione complessa, devono mantenere la produttività sempre al massimo: in gioco c’è la salute dei pazienti.

Ma in estate e in generale durante le festività, le cose possono complicarsi, perché la riduzione del personale in ferie incide significativamente sull’andamento del lavoro (senza contare le alte temperature che caratterizzano l’estate italiana e che mettono a dura prova le energie di tutti).

Nonostante la fatica e l’assenza dei colleghi, però bisogna mantenere comunque una buona produttività in modo da essere sempre attenti e vicini ai pazienti, nei controlli di routine così come nelle urgenze. 

Abbiamo raccolto alcuni consigli per rimanere produttivi che possono essere di aiuto per lavorare bene in estate e senza stress: dalle tecniche per la gestione del tempo, fino agli strumenti di risposta automatica e i servizi dell’Ambulatorio Smart.

1. Gestione del tempo quando lo staff è al minimo: consigli per organizzare e pianificare le attività  

L’estate è il momento in cui il tetris tra ferie e presenze in ambulatorio è più complesso e in cui la gestione del tempo risulta determinante per limitare i problemi dovuti al troppo lavoro e alla stanchezza.

Appuntamenti mancati o accavallati, mancanza di concentrazione possono capitare a tutti, ma senza un’organizzazione efficiente possono mettere in difficoltà sia la struttura che i pazienti.

Esistono però valide tecniche di gestione del tempo applicabili anche nell’ambito sanitario che, se messe a frutto, aiutano tutto tutto lo staff del poliambulatorio, dalla segreteria ai terapisti.

Tra queste tecniche c’è il “kanban” ( dal giapponese “cartello/insegna”), che aiuta ad organizzare le mansioni in modo da concentrarsi su poche attività alla volta, monitornandone i progressi. La tecnica parte col definire il massimo numero di task che ognuno può svolgere contemporaneamente – la “to do list”-, per poi dividere tutte le restanti mansioni nelle liste “da fare”, “in attesa” e “fatto”. 

Ci sono poi anche il metodo pomodoro e il Batching che possono essere adattati alle realtà sanitarie. Con questi metodi le mansioni vengono divise in blocchi da distribuire durante la giornata lavorativa e per evitare interruzioni. Ad esempio dalle ore 08.00 alle 10.00 ci si può dedicare all’organizzazione dell’agenda, dalle ore 12.00 alle ore 13.00 si può decidere di rispondere alle mail e così via. Secondo il metodo del pomodoro, ogni turno deve essere seguito poi da una pausa.

2. Strumenti automatici per rispondere anche quando lo staff è assente: chatbot, SMS di promemoria

Per migliorare l’organizzazione del poliambulatorio puoi utilizzare dei sistemi automatici, che non richiedono l’impiego dello staff, alleggerendo in questo modo il lavoro di chi non è andato in vacanza. Ad esempio con i chatbot puoi gestire in maniera automatica le risposte alle domande più frequenti dei pazienti.

Per far in modo che sia il medico che il paziente non si dimentichino dell’appuntamento, esistono invece i sistemi di messaggistica automatica come GIPO Send che invia un SMS di promemoria quando si avvicina il momento della visita.

Entrambi gli strumenti ti permettono di migliorare anche il patient journey del paziente, perché aiutano a gestire in maniera veloce le sue richieste, facendolo sentire seguito e accolto, anche quando lo staff del poliambulatorio è al minimo. 

Da questo punto di vista, anche l’utilizzo dei social come Facebook, possono aiutarti ad entrare in contatto più velocemente con i pazienti e rispondere a tutti i loro dubbi. Anche un canale Youtube può essere di supporto, perché puoi creare dei video con spiegazioni di come funziona la prenotazione, come si svolge la visita o altri approfondimenti da inviare a un paziente ti contatta perché ha dei dubbi.

Creare dei materiali utili, da condividere in pochi secondi, aiuta lo staff a evitare lunghe spiegazioni per telefono o via mail, dedicando tempo e attenzione ad altre priorità.

3. Utilizzare la tecnologia per accorciare le attese e alleggerire il lavoro della segreteria

La tecnologia può offrire al poliambulatorio un aiuto per aumentare la produttività in molti modi: per esempio riducendo la fila in sala d’aspetto e l’operatività del front office.

Grazie a un software gestionale i dipendenti e i medici rimasti nella struttura possono dedicare il loro tempo alle mansioni più importanti e che non possono essere delegate, mentre i pazienti possono prenotare, pagare e ritirare i referti in autonomia. 

Per facilitare e velocizzare questi processi si può ricorrere anche ai totem eliminacode che aiutano a gestire l’attesa dei pazienti, indicando gli spazi della struttura in cui recarsi per il servizio richiesto e ancora una volta, permettono di prenotare, pagare e ritirare in autonomia i propri documenti. Oppure le app, come GIPO SmartQ,  con cui i pazienti possono monitorare la coda direttamente dallo smartphone, evitando di aspettare all’interno della struttura per troppo tempo e alleggerendo il front office dal compito di evitare assembramenti in poliambulatorio. 
In ultimo, chi non può recarsi in ambulatorio, può sottoporsi al controllo anche attraverso la televisita, cioè collegandosi da remoto con il proprio medico: un sistema utile anche per lo specialista che, per esempio, lavora in smart working da una località di villeggiatura.

4. Lavorare in smart working dal mare o dalla montagna, per coprire le esigenze dello staff in presenza

Infine, soluzioni come l’Ambulatorio Smart di GIPO, danno la possibilità allo staff del tuo poliambulatorio di lavorare in modo coordinato, integrando facilmente le mansioni svolte da remoto con quelle nella struttura.

È un ottimo modo per poter entrare in contatto con i medici di cui si necessita un consulto d’emergenza, ma che non possono recarsi nella struttura durante l’estate o che hanno scelto di lavorare in smart working, mentre la famiglia è in vacanza

Quest’ultima scelta, come riporta anche il Corriere della Sera, è una tendenza sempre più diffusa, che ha rilanciato l’affaticato mercato delle seconde case al mare e in montagna: complice la pandemia e la “scoperta” del lavoro da remoto, molti italiani sono pronti a lavorare a distanza (in estate, ma anche fuori stagione). 

5. Lavorare sul team building (ma per tempo!) 

Quando il team è in disaccordo, aumenta la demotivazione e la produttività cala.
L’affiatamento tra i membri dello staff è importantissimo per alleggerire lo stress del lavoro: persone competenti e che lavorano bene insieme possono certamente affrontare con più positività la fatica tipica del periodo estivo.

È quindi importante dialogare con il proprio staff, capire se ci sono dei problemi e instaurare un rapporto di fiducia, cercando di bilanciare i turni in modo da avere sempre gruppi di persone che lavorano in armonia e che siano equilibrati nelle singole specializzazioni, sia per offrire un punto di vista diverso, che per essere sempre pronti in caso di emergenze.

Creare momenti per stare insieme al di fuori del lavoro è un modo per appianare disagi e trovare punti in comune.

Si tratta però di un’attività che va fatta per tempo, magari rivolgendosi a figure specializzate che possono aiutare a migliorare la relazione tra i membri dello staff, per esempio il Business Coach e il Chief Happiness Officer. A questo proposito potrebbe interessarti leggere: Gestione poliambulatorio: 5 professionisti da coinvolgere, a cui forse non hai ancora pensato

Pazienti accolti e soddisfatti, anche in estate

Migliorare l’organizzazione e la produttività del poliambulatorio è importante non solo per chi ci lavora, ma anche per i pazienti!

Che si adotti il metodo kanban o si utilizzi un chatbot, un software gestionale oppure una app per contenere le code in sala d’attesa, ogni tecnica elencata andrebbe  studiata e messa in pratica affinché il paziente possa avere un percorso di cura il più lineare e facilitato possibile anche se lo staff dell’ambulatorio non è al completo.

E la tecnologia può esserti di supporto.

Scopri le funzioni di Gipo e migliora anche tu la produttività del tuo poliambulatorio (anche in estate)! 

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