Kanban: cos’è e perché aiuta a migliorare l’organizzazione in ambulatorio

Sentirsi sopraffatti dagli impegni, dalle scadenze e dalle responsabilità è una sensazione molto diffusa, soprattutto tra i Millennials, ovvero la generazione nata tra gli anni 80 e gli anni 90. Persone che vivono una condizione lavorativa in molti casi stressante, per cui il rischio di burnout è spesso dietro l’angolo e anche tra quelle più colpite dalle conseguenze del Covid-19 dal punto di vista lavorativo.

Molta di questa pressione deriva da un difficile bilanciamento tra vita professionale e vita privata e da un rapporto complesso con il mondo del lavoro per cui è fondamentale essere performanti e multitasking. L’idea, però, che si possano fare molte cose contemporaneamente è sbagliata e, anzi, in determinati contesti come quello del poliambulatorio può diventare addirittura dannosa.

È importante, quindi, conoscere i possibili alleati per arginare il carico di stress accumulato sul posto di lavoro, prima che la situazione diventi cronica o troppo pesante. Sempre in ambulatorio, per esempio, si può adottare un software gestionale che aiuta ad organizzare bene le attività, un sistema di invio SMS, un sistema per gestire i pazienti in presenza e da remoto, ma resta il fatto che il tempo è una risorsa limitata e che dobbiamo scegliere a cosa dedicarci per portare a termine il nostro lavoro. La tecnica del kanban aiuta proprio a fare questo.

Kanban, una tecnica di auto aiuto contro lo stress

“Kanban” è una parola giapponese che significa “insegna” e, nell’ambito industriale, indica un elemento del sistema di reintegrazione delle scorte in diretta, mano a mano che vengono consumate. Applicato con successo dalla Toyota, ha ispirato i consulenti Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry che, come spiegato nel libro “Personal kanban” hanno immaginato di applicare lo stesso meccanismo anche a livello personale.

Il meccanismo è molto semplice: Benson e DeMaria Barry suggeriscono di stabilire a priori qual è il limite di cose da fare contemporaneamente e non aggiungere nessun nuovo task finché uno non è completato. Per poter visualizzare meglio le attività, l’idea è di posizionare dei post it su una lavagna bianca divisa in due (o tre) colonne: “da fare”, “fatto”, “in attesa”. La colonna principale è della della “to do list” in cui, però, non possono essere posizionati più post it del limite auto fissato.
Ad esempio, se abbiamo deciso che non possiamo svolgere più di tre cose contemporaneamente – tre è il numero considerato funzionale dai creatori del metodo kanban – in quella colonna si saranno al massimo tre post it. E quando la parte “in attesa” si anima eccessivamente, è consigliato immaginare di delegare alcune di quelle attività, quando possibile.

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Benefici e vantaggi del metodo kanban

Sulla carta i benefici di questo metodo sono molti e vari. Ridurre il numero di task da completare aiuta, innanzitutto, la concentrazione: è più facile in questo modo dedicare tutta l’attenzione a completare i compiti e si evitano molte distrazioni. Ciò comporta anche un aumento della produttività, perché riusciamo ad affrontare l’attività e portarla a termine in meno tempo, ed una conseguente maggiore soddisfazione.

I creatori del metodo sottolineano anche questo aspetto psicologico. Spostare un’attività dalla colonna “da fare” a quella “fatto” migliora l’autostima perché ci fa sentire capaci di portare a termine una mansione e così ci dedichiamo a quella successiva con più vigore ed entusiasmo. Inoltre, ribadiscono Benson e DeMaria Barry il kanban è strutturato in maniera tale che il metodo possa diventare un’abitudine, applicata quindi da ciascuno in maniera automatica e non percepito come uno schema entro cui stare.

Alcuni critici sollevano il problema del numero di task da svolgere contemporaneamente, sostenendo che tre cose alla volta siano troppo poche per la maggior parte delle attività professionali di oggi. Considerare, però, questa la premessa necessaria e scontata dell’attività lavorativa potrebbe essere parte del problema. Se l’obiettivo è la serenità, la produttività e il benessere del lavoratore, è necessario limitare il numero di cose che gli viene chiesto di fare perché l’eccesso è esattamente ciò che conduce ad episodi di stress e, in ultima istanza, al burnout.

La tecnologia: un supporto per lavorare meglio

Una soluzione per ridurre il numero di mansioni “necessarie” compiute dal dipendente o dall’operatore è, per esempio, quella di introdurre in azienda o in poliambulatorio dei software e dei sistemi che possono prendersi carico in maniera automatica di alcune attività meccaniche.

Parlando sempre del settore che conosciamo meglio, quello della sanità, guardiamo a servizi come GIPO SEND che consente di inviare automaticamente un messaggio sul cellulare del paziente per ricordare un appuntamento fissato. In questo modo questa mansione, che richiede tempo, verrà tolta dalla colonna “da fare” della segreteria liberando spazio per altre attività.

Anche un sistema come GIPO Smart Q può essere utile da questo punto di vista. Contribuisce a gestire le code in maniera automatica, garantendo inoltre il distanziamento tra i pazienti e un rispetto degli orari di appuntamento.

Queste sono solo alcune delle soluzioni concrete che, in un ambiente come quello del poliambulatorio, permettono al personale di restare maggiormente concentrato sulle attività primarie e riuscire – grazie alla tecnologia e a tecniche come il kanban – ad essere sereno e produttivo. Elementi che garantiscono il successo e l’efficacia dell’intera attività dell’azienda.

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