Gestionale studio medico: come aumentare il numero di pazienti?

Hai appena aperto uno studio medico in proprio o con altri professionisti e vuoi farti conoscere oppure hai già uno studio avviato e vuoi aumentare il numero di pazienti, fidelizzando quelli che hai già? Se ancora non lo hai fatto, potresti automatizzare alcune attività con un gestionale medico, che può aiutarti a snellire i flussi di lavoro “mangiatempo”, come la gestione dell’agenda, l’invio dei dati sanitari al sistema Tessera Sanitaria, l’organizzazione di esami e cartelle cliniche.

Se ti stai chiedendo però se software gestionale da solo basti, la risposta è certamente no, perché in tutti i settori – soprattutto in quello sanitario – ciò che conta è la relazione. Il software, per quanto indispensabile oggi, resta un supporto che ti permette di concentrarti sulle cose che importano davvero ai tuoi pazienti: essere curati e ascoltati da te, il medico a cui hanno scelto di affidarsi.

Vediamo dunque alcuni consigli per trovare nuovi pazienti e ridurre il “tasso di abbandono” in studio medico, anche grazie a software e applicazioni.

Migliora l’organizzazione: chi fa cosa, attività delegabili, attività da automatizzare

Uno studio medico ben organizzato è uno studio in cui gli imprevisti sono ridotti al minimo e comunque possono essere gestiti più efficacemente e in meno tempo.

Dunque il primo passo è avere chiari i flussi di lavoro: quali attività, grandi e piccole, vengono svolte da te, quali dai tuoi colleghi e quali dalla segreteria. Un ottimo metodo per far luce è creare delle liste: ogni membro dello staff dovrebbe scrivere la sua, senza trascurare il minimo dettaglio.

Noioso? Sì, ma utilissimo.
Mettere nero su bianco infatti aiuta a capire:

Facciamo qualche esempio.

L’agenda appuntamenti: se digitale è più facile da gestire

L’agenda cartacea ha due grandi limiti. Il primo: aggiornarla richiede tempo. Il secondo: non può essere condivisa. L’agenda digitale invece può essere modificata in un attimo e le modifiche sono condivise in tempo reale, anche sullo smartphone dei medici dello studio.
Invece di annotare le visite su carta, la segreteria aggiorna un documento online, che tu potrai consultare ovunque, evitando scambi di telefonate, messaggi e incomprensioni.

La prenotazione delle visite: se automatizzata è più efficiente

La prenotazione delle visite è complementare alla gestione dell’agenda. Se i pazienti prenotano solo telefonicamente, tu ed il tuo staff dovrete passare molto tempo ad annotare le informazioni. Immagina ora di avere un sistema di prenotazione online: i tuoi pazienti accedono al servizio da casa, valutano le disponibilità per un appuntamento e prenotano la visita, che risulta rubricata nell’agenda online. Prima dell’appuntamento ricevono un promemoria via SMS o email – che è un ottimo sistema per ridurre gli appuntamenti mancati in ambulatorio – si presentano alla visita e poco dopo aver lasciato il tuo studio ricevono un messaggio in cui chiedi la loro opinione sul servizio.
Grazie all’automatizzazione: tu ed il tuo staff risparmierete tempo in telefonate e i pazienti si sentiranno seguiti prima, durante e dopo la visita. Sapranno che per voi la loro opinione conta davvero.

Il tempo per il paziente è il tempo più importante: ascolto, empatia, comunicazione

L’organizzazione efficiente non basta a fidelizzare i clienti e ad attivare il passaparola positivo. I pazienti oggi vogliono essere ascoltati e capiti. Spesso invece questi aspetti vengono lasciati in secondo piano. L’attenzione si focalizza sulla cura della patologia, del sintomo, dell’organo malato, ma non sulla persona. Abbiamo già parlato più volte di questo aspetto dell’attività medica, elencando anche 10 consigli per migliorare la comunicazione medico-paziente, in questo articolo ci limiteremo a dare qualche indicazione su come la tecnologia può essere di aiuto.

Scegli un sistema di refertazione vocale

Empatia e cura sono intrecciate: guardare negli occhi l’altra persona mentre parla può dire molto sul suo stato d’animo e le sue paure, aiuta a trovare le parole per calmarla o farle capire che è importante seguire la terapia, che può fidarsi di te. Potresti obiettare che hai un referto da compilare e questa attività obbligatoria e indispensabile, ti impedisce di mantenere la concentrazione sul paziente. Fortunatamente oggi esistono sistemi di refertazione vocale specifici per il settore medico che ti aiutano ad aggiornare i documenti senza distogliere l’attenzione dal paziente che ti sta di fronte.

Studio medico: se “digitale” è meglio

Quelli appena visti sono solo alcuni esempi di come la digitalizzazione può aiutarti a migliorare la gestione dello studio medico, migliorare l’ascolto del paziente e favorire il passaparola. Un software però da solo non basta, è la qualità della relazione e della cura l’aspetto che conta di più: la tecnologia resta un mezzo che facilita e ottimizza i tempi, per aiutarti a lavorare meglio.

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