Visita medica online: spiega come funziona il servizio con una comunicazione ad hoc

La pandemia da Covid-19 che ha colpito e travolto il mondo nel 2020 ha molteplici conseguenze su più piani: sanitario, economico, sociale, psicologico. Anche ponendo l’attenzione soltanto sull’aspetto sanitario, non c’è soltanto il forte stress sulle strutture sanitarie dettato dalle necessità di cura e ricovero dei pazienti colpiti dalla malattia, ma anche la gestione dell’attività chirurgica ordinaria e straordinaria, nonché le importante ricadute sulla quotidianità dei medici di base e dei poliambulatori. Per questa ragione, molte strutture hanno adottato soluzioni innovative e tecnologiche per continuare a garantire i propri servizi ai pazienti tra cui anche la visita medica online. Trattandosi, però, di una novità è importante non sottovalutare l’importanza di un’adeguata comunicazione di questo servizio.

Vediamo come comunicare efficacemente la notizia ai pazienti.

Visita medica online: come farlo sapere ai pazienti

Come sappiamo, il rapporto di fiducia tra medico e paziente, esteso anche a tutta la struttura dove lo specialista lavora, è la base per poter offrire una cura e un sostegno adeguato a chi ha un problema di tipo sanitario. Ciascuna realtà, dunque, dovrebbe attrezzarsi per individuare gli strumenti più adatti per comunicare con i propri pazienti, scegliendo tra le molte opzioni che oggi abbiamo a disposizione. Oltre ai classici materiali cartacei e alle telefonate, infatti, una struttura può dotarsi di un sito web, utilizzare i canali social, promuovere una newsletter, sviluppare sistemi di messaggistica istantanea.

Questi strumenti ci permettono di restare in contatto con il paziente e di fargli sapere quando viene introdotta una novità importante come, per esempio, la visita medica online. Si tratta, infatti, di una modalità innovativa per non rimandare alcuni consulti, o anche alcuni appuntamenti di fisioterapia. Tuttavia, proprio perché è un’opzione che poco nota fino a qualche tempo fa, è fondamentale spiegare di cosa si tratta con chiarezza ai potenziali utenti interessati.

Per una comunicazione efficace della news, infatti, è importante soffermarsi sul linguaggio da utilizzare e sui contenuti da descrivere, prima ancora di concentrarsi sulle modalità e i canali più adatti. Come abbiamo visto qualche tempo fa, parlando di comunicazione sul sito web, è utile mettersi nei panni dei pazienti, anticipare le domande che ci farebbero e utilizzare una lingua semplice e comprensibile. Senza paura di apparire poco professionali, partiamo da una descrizione chiara di che cos’è la visita medica online, come funziona, quali sono gli strumenti di cui dotarsi, come prenotare e pagare direttamente da casa e, non ultimo, dare anche qualche consiglio per preparare una videochiamata senza essere disturbati.

Una volta messo a fuoco il messaggio da dare al paziente, vediamo quali possono essere i canali da utilizzare e come, per esempio, preparare materiali differenti.

Tutte le informazioni in una pagina del sito web

Il sito web del poliambulatorio o della struttura sanitaria rappresenta un prezioso spazio per raccontare nel dettaglio qual è il nuovo servizio proposto e come funziona. Dividendo in chiari paragrafi, utilizzando per esempio degli elenchi puntati e sfruttando l’opportunità di inserire link al servizio di prenotazione, qui si possono dare al paziente tutte le informazioni di cui ha bisogno, per esempio, quale tipo di visita e quali prestazioni si possono effettuare a distanza e quali no.

Più che su altri canali, in questo caso le parole scelte per descrivere la visita medica da remoto sono fondamentali. La chiarezza dell’esposizione e l’attenzione ai dettagli possono fare la differenza e guidare il paziente passo dopo passo. Il consiglio, infine, è di indicare anche uno o più metodi per contattare direttamente la segreteria della struttura per ulteriori informazioni.

Un video per raccontare la novità sui social

A differenza del sito, il tempo di attenzione che gli utenti dedicano ai post sui social è decisamente inferiore. Questo, però, non significa che sia meno importante comunicare ai propri pazienti anche su Facebook, Instagram o per esempio, che in ambulatorio c’è una novità: fare una visita medica anche online.

Il suggerimento è di adattare il messaggio alla piattaforma e, quindi, per esempio registrare un breve video di uno dei medici della struttura oppure un’animazione in cui si descrive e mostra, passo passo, come prenotare una visita da remoto. Aggiungendo, anche in questo caso, le note utili a proposito delle prestazioni per cui è previsto il servizio, e il link al portale per la prenotazione online.

Il video, a differenza di una pagina di testo, potrà attirare l’attenzione del paziente nel feed, mostrare concretamente quanto può essere semplice accedere al servizio, e stimolare la condivisione e quindi il passaparola

Una locandina chiara per la sala d’aspetto

Non dimentichiamo di comunicare che nel poliambulatorio è attiva la visita medica a distanza anche ai pazienti che si trovano fisicamente nella struttura. In questo caso, il luogo ideale è la sala d’aspetto dove tutti i pazienti stazionano anche per poco tempo. Qui l’ideale è affiggere alle pareti una o più locandine graficamente d’impatto.

A differenza dei testo del sito, in questo caso possiamo essere più sintetici, senza naturalmente rinunciare alla chiarezza. Le informazioni da fornire al paziente riguardano tutti gli step per la prenotazione e la visita in sé, nonché i recapiti a cui chiedere maggiori informazioni. Potrebbe essere utile stampare anche un QR Code che rimandi direttamente alla pagina dove prenotare online la prossima visita. 

Come passare da visita online a visita in presenza? Il sistema integrato di Ambulatorio SMART

Una delle questioni che spesso frenano una realtà dal passare alle visite online è la preoccupazione di investire su un servizio temporaneo. La visita medica da remoto, però, può diventare una risorsa anche a lungo termine per il poliambulatorio perché può facilmente integrarsi con l’attività ordinaria. Gipo, per esempio, ha sviluppato Ambulatorio SMART ragionando proprio su un sistema digitale e agile che permette di far dialogare ciò che avviene fisicamente nel poliambulatorio con le prestazioni a distanza.

L’agenda e il sistema di promemoria per i pazienti è lo stesso, così come viene gestita in maniera parallela l’attesa. Quando manca poco al proprio turno, si riceve una notifica sull’app dedicata e, di persona, il paziente si reca nell’ambulatorio, mentre online si prepara con smartphone, pc o tablet per il consulto da remoto. I sistemi di prenotazione e pagamento sono integrati e, in questo modo, anche comunicare una novità sarà più semplice poiché i pazienti sapranno già interagire con una piattaforma innovativa e accessibile.

In quest’ottica, inoltre, anche investire su una corretta e tempestiva comunicazione delle novità digitali rappresenta un passo avanti per aiutare i pazienti a utilizzare al meglio tutto ciò che la struttura mette a disposizione per fare la differenza. 

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