La conservazione sostitutiva dei documenti digitalizzati è una procedura informatica che rende legalmente validi i documenti “informatici” e conferisce loro valore probatorio. Permette quindi di conservare i documenti in formato digitale e di distruggere l’originale cartaceo, o di non stamparlo, nei casi previsti dalla legge.
In sostanza, i documenti cartacei vengono sostituiti dai documenti digitali senza perdere valore legale, grazie alla loro autenticazione e successiva conservazione.
Secondo la legge italiana, i documenti digitalizzabili oggetto di conservazione sostitutiva sono moltissimi, fra questi anche importanti documenti sanitari:
Il processo di conservazione comprende l’applicazione di:
Insieme, firma digitale e marca temporale, rendono il documento: immodificabile, autentico, reperibile, legalmente valido, sicuro, leggibile, integro.
Il riferimento normativo principale per la conservazione sostitutiva è il Codice dell’Amministrazione Digitale, D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive modificazioni, che disciplina tutto il processo di gestione del documento informatico (creazione, autenticazione, conservazione sostitutiva) e che stabilisce le misure necessarie per garantire la sicurezza e la validità legale dei documenti nel tempo.
Completano la normativa una serie di provvedimenti che fissano le specifiche tecniche per la corretta gestione del documento digitalizzato:
DPCM 22 febbraio 2013 che stabilisce le “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”,
DPCM 3 dicembre 2013 che stabilisce le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione sostitutiva” e le “Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e conservazione di documenti informatici”
Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 fissa regole, procedure e tecnologie necessarie affinché un documento digitalizzato mantenga la sua autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità. Non solo, stabilisce che tutte queste informazioni devono essere raccolte e dettagliate nel Manuale della conservazione (obbligatorio per legge) che deve riportare:
Sempre il DCM del 3 dicembre 2013 obbliga ogni ente pubblico, azienda o studio professionale ad avere un Responsabile della Conservazione che deve gestire tutti i flussi informativi e documentali, attestare che il processo di conservazione sia svolto correttamente apponendo la propria firma digitale e le marche temporali sui documenti da digitalizzare.
Con GIPO hai tutti documenti digitalizzati sotto controllo
– referti
– fatture
– consensi informati con firma grafometrica
– privacy con firma grafometrica
Una volta archiviati nel gestionale, i documenti digitalizzati possono essere visualizzati da qualsiasi postazione per scopi medici o amministrativi ed eventualmente essere ristampati per ottenere una copia cartacea del documento originale.