Conservazione sostitutiva: cos’è e come funziona

Conservazione sostitutiva dei documenti digitalizzati 

come referti sanitari, immagini diagnostiche, impegnative, Cartelle Cliniche Elettroniche

La conservazione sostitutiva dei documenti digitalizzati è una procedura informatica che rende legalmente validi i documenti “informatici” e conferisce loro valore probatorio. Permette quindi di conservare i documenti in formato digitale e di distruggere l’originale cartaceo, o di non stamparlo, nei casi previsti dalla legge. 

In sostanza, i documenti cartacei vengono sostituiti dai documenti digitali senza perdere valore legale, grazie alla loro autenticazione e successiva conservazione.

Secondo la legge italiana, i documenti digitalizzabili oggetto di conservazione sostitutiva sono moltissimi, fra questi anche importanti documenti sanitari:

• fatture
• documenti sulla privacy
•  consensi informati
•  Cartelle Cliniche Elettroniche
  referti sanitari 
   immagini diagnostiche

Il processo di conservazione comprende l’applicazione di:

1. una firma digitale
2. una marca temporale rilasciata da enti certificatori accreditati presso l’AGID che associa al documento una data e un’ora certa opponibile a terzi, prolungando il valore del documento nel tempo

Insieme, firma digitale e marca temporale, rendono il documento: immodificabile, autentico, reperibile, legalmente valido, sicuro, leggibile, integro.

Riferimenti normativi

Il riferimento normativo principale per la conservazione sostitutiva è il Codice dell’Amministrazione Digitale, D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive modificazioni, che disciplina tutto il processo di gestione del documento informatico (creazione, autenticazione, conservazione sostitutiva) e che stabilisce le misure necessarie per garantire la sicurezza e la validità legale dei documenti nel tempo.

Completano la normativa una serie di provvedimenti che fissano le specifiche tecniche per la corretta gestione del documento digitalizzato:

DPCM 22 febbraio 2013 che stabilisce le “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”,

DPCM 3 dicembre 2013 che stabilisce le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione sostitutiva” e le “Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e conservazione di documenti informatici”

Come devono essere conservati i documenti digitalizzati?

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 fissa regole, procedure e tecnologie necessarie affinché un documento digitalizzato mantenga la sua autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità. Non solo, stabilisce che tutte queste informazioni devono essere raccolte e dettagliate nel Manuale della conservazione (obbligatorio per legge) che deve riportare:

• l’indicazione sul tipo di organizzazione
• quali soggetti sono coinvolti e quali i loro ruoli
• qual è il modello di funzionamento

• a descrizione dei processi e delle infrastrutture utilizzate
• quali misure di sicurezza sono state adottate
•  tutte le informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione

Sempre il DCM del 3 dicembre 2013 obbliga ogni ente pubblico, azienda o studio professionale ad avere un Responsabile della Conservazione  che deve gestire tutti i flussi informativi e documentali, attestare che il processo di conservazione sia svolto correttamente apponendo la propria firma digitale e le marche temporali sui documenti da digitalizzare.

Con GIPO hai tutti documenti digitalizzati sotto controllo

Puoi gestire la conservazione sostitutiva dei documenti creati con GIPO in formato digitale: 

– referti
– fatture
– consensi informati con firma grafometrica
– privacy con firma grafometrica

Una volta archiviati nel gestionale, i documenti digitalizzati possono essere visualizzati da qualsiasi postazione per scopi medici o amministrativi ed eventualmente essere ristampati per ottenere una copia cartacea del documento originale.